Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่ใน Excel คุณจะต้องทราบวิธีบันทึกเวิร์กบุ๊กเพื่อเข้าถึงและแก้ไขในภายหลัง เช่นเดียวกับ Excel เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถบันทึกไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณหรือบนคลาวด์โดยใช้OneDriveรวมถึงส่งออกและแชร์สมุดงานกับผู้อื่นได้โดยตรงจากMicrosoft Excel

บันทึกและบันทึกเป็นคุณสมบัติ

Excel มีสองวิธีในการบันทึกไฟล์: บันทึกและบันทึกเป็น . ตัวเลือกเหล่านี้ทำงานในลักษณะเดียวกัน โดยมีความแตกต่างที่สำคัญบางประการ:

บันทึกและบันทึกเป็นคุณสมบัติ

บันทึก : เมื่อสร้างหรือแก้ไขสมุดงาน คุณจะใช้คำสั่งบันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะใช้คำสั่งนี้ในเกือบทุกสถานการณ์ เมื่อบันทึกไฟล์ คุณจะต้องเลือกชื่อไฟล์และตำแหน่งในครั้งแรกเท่านั้น จากนั้นคุณก็สามารถคลิก คำสั่ง บันทึกเพื่อบันทึกด้วยชื่อและตำแหน่งเดียวกันได้

บันทึกเป็น : คุณจะใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างสำเนาของสมุดงานโดยยังคงรักษาต้นฉบับไว้ เมื่อใช้บันทึกเป็นคุณจะต้องเลือกชื่อและ/หรือตำแหน่งอื่นสำหรับเวอร์ชันที่คัดลอก

วิธีบันทึกสมุดงาน

สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกสมุดงานทุกครั้งที่คุณเริ่มโครงการใหม่หรือทำการเปลี่ยนแปลงโครงการที่มีอยู่ การบันทึกเอกสารตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้งสามารถช่วยให้งานของคุณไม่สูญหายหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น นอกจากนี้ คุณยังต้องคำนึงถึงตำแหน่งที่คุณบันทึกสมุดงานไว้ด้วย เพื่อจะได้ค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

1. ค้นหาและเลือก คำสั่ง บันทึกบนแถบเครื่องมือด่วน

เลือกคำสั่งบันทึก

2. หากคุณบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก แถบควบคุมบันทึกเป็นจะปรากฏในมุมมอง Backstage

3. จากนั้น คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์ หากต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊กลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เลือกคอมพิวเตอร์จากนั้นคลิกเรียกดู คุณยังสามารถคลิกOneDriveเพื่อบันทึกไฟล์ลงใน OneDrive ของคุณได้

เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊ก

5. ป้อนชื่อไฟล์สำหรับสมุดงาน จากนั้นคลิกบันทึก

คลิกบันทึก

6. สมุดงานจะถูกบันทึก คุณสามารถคลิก คำสั่ง บันทึก อีกครั้ง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณเมื่อแก้ไขเวิร์กบุ๊ก

คุณยังสามารถเข้าถึง คำสั่ง บันทึกได้โดยกดCtrl + Sบนแป้นพิมพ์

ใช้บันทึกเป็นเพื่อทำสำเนา

หากคุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊กเวอร์ชันอื่นโดยยังคงต้นฉบับไว้ คุณสามารถทำสำเนาได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีไฟล์ชื่อSales Dataคุณสามารถบันทึกเป็นSales Data 2เพื่อให้แก้ไขไฟล์ใหม่และยังคงอ้างอิงกลับไปยังเวอร์ชันต้นฉบับได้

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คลิก คำสั่ง บันทึกเป็นในมุมมอง Backstage เช่นเดียวกับเมื่อบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์ใหม่

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น

หากคุณไม่ต้องการใช้ OneDrive คุณอาจหงุดหงิดที่ OneDrive ถูกเลือกเป็นตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นเมื่อทำการบันทึก หากคุณพบว่าไม่สะดวกที่จะต้องเลือกคอมพิวเตอร์ทุกครั้ง คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นเพื่อให้ เลือก คอมพิวเตอร์เป็นค่าเริ่มต้นได้

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

คลิกแท็บไฟล์

2. คลิกตัวเลือก

คลิกตัวเลือก

3. กล่องโต้ตอบตัวเลือก Excelจะปรากฏขึ้น เลือกบันทึก ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ตามค่าเริ่มต้นจากนั้นคลิกตกลง ตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นจะเปลี่ยนไป

กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

คุณสมบัติการกู้คืนอัตโนมัติ

Excel จะบันทึกเวิร์กบุ๊กของคุณลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือหาก Excel ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

วิธีใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

1. เปิด Excel หากพบไฟล์เวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติ แผง การกู้คืนเอกสารจะปรากฏขึ้น

2. คลิกเพื่อเปิดไฟล์ที่มีอยู่ สมุดงานจะถูกเรียกคืน

สมุดงานถูกคืนค่า

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะบันทึกทุกๆ 10 นาทีโดยอัตโนมัติ หากคุณวางแผนที่จะแก้ไขเวิร์กบุ๊กในเวลาน้อยกว่า 10 นาที Excel อาจไม่สร้างเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ

หากคุณไม่เห็นไฟล์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดได้จากมุมมอง Backstage เพียงเลือก แท็บ ไฟล์คลิกจัดการ สมุดงานจากนั้นเลือกกู้คืนสมุดงานที่ยังไม่ได้บันทึก

เลือกกู้คืนสมุดงานที่ไม่ได้บันทึก

ส่งออกสมุดงาน

ตามค่าเริ่มต้น สมุดงาน Excel จะถูกบันทึกในรูปแบบ .xlsx อย่างไรก็ตาม บางครั้งคุณจำเป็นต้องใช้ไฟล์ประเภทอื่น เช่นPDFหรือ Excel 97-2003 การส่งออกสมุดงานของคุณจาก Excel ไปยังไฟล์ประเภทต่างๆ เป็นเรื่องง่าย

วิธีส่งออกสมุดงานเป็นไฟล์ PDF

การส่งออกสมุดงานเป็น เอกสารAdobe Acrobatหรือที่เรียกกันทั่วไปว่าเป็นไฟล์ PDF จะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณแชร์สมุดงานกับบุคคลที่ไม่มี Excel PDF จะช่วยให้ผู้รับดูแต่ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของสมุดงานของคุณได้

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกส่งออกจากนั้นเลือก สร้าง PDF /XPS

เลือกสร้าง PDF/XPS

3. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกเวิร์กบุ๊ก ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกเผยแพร่

คลิกเผยแพร่

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะส่งออกเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่เท่านั้น หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นและต้องการบันทึกแผ่นงานทั้งหมดเป็นไฟล์ PDF เดียวกัน ให้คลิกตัวเลือก ใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็น กล่องโต้ตอบตัวเลือกจะปรากฏขึ้น เลือกสมุดงานทั้งหมดจากนั้นคลิกตกลง

เลือกสมุดงานทั้งหมด

เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งออกเวิร์กบุ๊กเป็น PDF คุณยังต้องพิจารณาว่าข้อมูลเวิร์กบุ๊กของคุณจะปรากฏอย่างไรในแต่ละหน้า PDF เช่นเดียวกับเมื่อพิมพ์เวิร์กบุ๊ก

วิธีส่งออกสมุดงานไปยังไฟล์ประเภทอื่น

นอกจากนี้คุณยังอาจพบว่าการส่งออกเวิร์กบุ๊กของคุณไปยังไฟล์ประเภทอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Excel 97-2003 นั้นมีประโยชน์ หากคุณต้องการแชร์กับบุคคลที่ใช้ Excel เวอร์ชันเก่า หรือไฟล์ .CSVหากคุณต้องการเวอร์ชันธรรมดา ข้อความ ของสมุดงาน

1. คลิก แท็ บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกส่งออกจากนั้นเลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

เลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

3. เลือกประเภทไฟล์ทั่วไป จากนั้นคลิกบันทึกเป็น

คลิกบันทึกเป็น

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกเวิร์กบุ๊ก ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึก

บันทึกเป็นกล่องโต้ตอบ

คุณยังสามารถใช้ เมนูดรอปดาวน์ บันทึกเป็นประเภท: ใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นเพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กในไฟล์ประเภทต่างๆ มากมาย

บันทึกเป็นเมนูแบบเลื่อนลงประเภท:

แบ่งปันสมุดงาน

Excel ทำให้การแชร์และทำงานร่วมกันบนเวิร์กบุ๊กโดยใช้ OneDrive เป็นเรื่องง่าย ก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับบุคคลอื่น คุณสามารถส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลได้ แม้ว่าจะสะดวก แต่ระบบนี้ยังสร้างไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชัน ซึ่งอาจจัดระเบียบได้ยาก

เมื่อแชร์เวิร์กบุ๊กจาก Excel คุณกำลังให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณและบุคคลที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กเดียวกันได้โดยไม่ต้องติดตามหลายเวอร์ชัน

หากต้องการแชร์เวิร์กบุ๊ก จะต้องบันทึกเวิร์กบุ๊กลงใน OneDrive ของคุณก่อน

วิธีแชร์สมุดงาน

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstageจากนั้นคลิกแชร์

คลิกแชร์

2. Excel จะกลับสู่มุมมองปกติ และเปิด แผงแชร์ทางด้านขวาของหน้าต่าง จากที่นี่ คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นให้แชร์เอกสารของคุณ ดูรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และตั้งค่าสิทธิ์เพื่อให้สามารถแก้ไขหรือเพียงแค่ดูเอกสารได้

เลือกคนที่จะแชร์ด้วย