Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่ใน Excel คุณจะต้องทราบวิธีบันทึกเวิร์กบุ๊กเพื่อเข้าถึงและแก้ไขในภายหลัง เช่นเดียวกับ Excel เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถบันทึกไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณหรือบนคลาวด์โดยใช้OneDriveรวมถึงส่งออกและแชร์สมุดงานกับผู้อื่นได้โดยตรงจากMicrosoft Excel

บันทึกและบันทึกเป็นคุณสมบัติ

Excel มีสองวิธีในการบันทึกไฟล์: บันทึกและบันทึกเป็น . ตัวเลือกเหล่านี้ทำงานในลักษณะเดียวกัน โดยมีความแตกต่างที่สำคัญบางประการ:

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

บันทึกและบันทึกเป็นคุณสมบัติ

บันทึก : เมื่อสร้างหรือแก้ไขสมุดงาน คุณจะใช้คำสั่งบันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะใช้คำสั่งนี้ในเกือบทุกสถานการณ์ เมื่อบันทึกไฟล์ คุณจะต้องเลือกชื่อไฟล์และตำแหน่งในครั้งแรกเท่านั้น จากนั้นคุณก็สามารถคลิก คำสั่ง บันทึกเพื่อบันทึกด้วยชื่อและตำแหน่งเดียวกันได้

บันทึกเป็น : คุณจะใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างสำเนาของสมุดงานโดยยังคงรักษาต้นฉบับไว้ เมื่อใช้บันทึกเป็นคุณจะต้องเลือกชื่อและ/หรือตำแหน่งอื่นสำหรับเวอร์ชันที่คัดลอก

วิธีบันทึกสมุดงาน

สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกสมุดงานทุกครั้งที่คุณเริ่มโครงการใหม่หรือทำการเปลี่ยนแปลงโครงการที่มีอยู่ การบันทึกเอกสารตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้งสามารถช่วยให้งานของคุณไม่สูญหายหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น นอกจากนี้ คุณยังต้องคำนึงถึงตำแหน่งที่คุณบันทึกสมุดงานไว้ด้วย เพื่อจะได้ค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

1. ค้นหาและเลือก คำสั่ง บันทึกบนแถบเครื่องมือด่วน

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เลือกคำสั่งบันทึก

2. หากคุณบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก แถบควบคุมบันทึกเป็นจะปรากฏในมุมมอง Backstage

3. จากนั้น คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์ หากต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊กลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เลือกคอมพิวเตอร์จากนั้นคลิกเรียกดู คุณยังสามารถคลิกOneDriveเพื่อบันทึกไฟล์ลงใน OneDrive ของคุณได้

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊ก

5. ป้อนชื่อไฟล์สำหรับสมุดงาน จากนั้นคลิกบันทึก

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

คลิกบันทึก

6. สมุดงานจะถูกบันทึก คุณสามารถคลิก คำสั่ง บันทึก อีกครั้ง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณเมื่อแก้ไขเวิร์กบุ๊ก

คุณยังสามารถเข้าถึง คำสั่ง บันทึกได้โดยกดCtrl + Sบนแป้นพิมพ์

ใช้บันทึกเป็นเพื่อทำสำเนา

หากคุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊กเวอร์ชันอื่นโดยยังคงต้นฉบับไว้ คุณสามารถทำสำเนาได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีไฟล์ชื่อSales Dataคุณสามารถบันทึกเป็นSales Data 2เพื่อให้แก้ไขไฟล์ใหม่และยังคงอ้างอิงกลับไปยังเวอร์ชันต้นฉบับได้

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คลิก คำสั่ง บันทึกเป็นในมุมมอง Backstage เช่นเดียวกับเมื่อบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์ใหม่

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น

หากคุณไม่ต้องการใช้ OneDrive คุณอาจหงุดหงิดที่ OneDrive ถูกเลือกเป็นตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นเมื่อทำการบันทึก หากคุณพบว่าไม่สะดวกที่จะต้องเลือกคอมพิวเตอร์ทุกครั้ง คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นเพื่อให้ เลือก คอมพิวเตอร์เป็นค่าเริ่มต้นได้

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

คลิกแท็บไฟล์

2. คลิกตัวเลือก

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

คลิกตัวเลือก

3. กล่องโต้ตอบตัวเลือก Excelจะปรากฏขึ้น เลือกบันทึก ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ตามค่าเริ่มต้นจากนั้นคลิกตกลง ตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นจะเปลี่ยนไป

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

คุณสมบัติการกู้คืนอัตโนมัติ

Excel จะบันทึกเวิร์กบุ๊กของคุณลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือหาก Excel ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

วิธีใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

1. เปิด Excel หากพบไฟล์เวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติ แผง การกู้คืนเอกสารจะปรากฏขึ้น

2. คลิกเพื่อเปิดไฟล์ที่มีอยู่ สมุดงานจะถูกเรียกคืน

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

สมุดงานถูกคืนค่า

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะบันทึกทุกๆ 10 นาทีโดยอัตโนมัติ หากคุณวางแผนที่จะแก้ไขเวิร์กบุ๊กในเวลาน้อยกว่า 10 นาที Excel อาจไม่สร้างเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ

หากคุณไม่เห็นไฟล์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดได้จากมุมมอง Backstage เพียงเลือก แท็บ ไฟล์คลิกจัดการ สมุดงานจากนั้นเลือกกู้คืนสมุดงานที่ยังไม่ได้บันทึก

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เลือกกู้คืนสมุดงานที่ไม่ได้บันทึก

ส่งออกสมุดงาน

ตามค่าเริ่มต้น สมุดงาน Excel จะถูกบันทึกในรูปแบบ .xlsx อย่างไรก็ตาม บางครั้งคุณจำเป็นต้องใช้ไฟล์ประเภทอื่น เช่นPDFหรือ Excel 97-2003 การส่งออกสมุดงานของคุณจาก Excel ไปยังไฟล์ประเภทต่างๆ เป็นเรื่องง่าย

วิธีส่งออกสมุดงานเป็นไฟล์ PDF

การส่งออกสมุดงานเป็น เอกสารAdobe Acrobatหรือที่เรียกกันทั่วไปว่าเป็นไฟล์ PDF จะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณแชร์สมุดงานกับบุคคลที่ไม่มี Excel PDF จะช่วยให้ผู้รับดูแต่ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของสมุดงานของคุณได้

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกส่งออกจากนั้นเลือก สร้าง PDF /XPS

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เลือกสร้าง PDF/XPS

3. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกเวิร์กบุ๊ก ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกเผยแพร่

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

คลิกเผยแพร่

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะส่งออกเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่เท่านั้น หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นและต้องการบันทึกแผ่นงานทั้งหมดเป็นไฟล์ PDF เดียวกัน ให้คลิกตัวเลือก ใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็น กล่องโต้ตอบตัวเลือกจะปรากฏขึ้น เลือกสมุดงานทั้งหมดจากนั้นคลิกตกลง

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เลือกสมุดงานทั้งหมด

เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งออกเวิร์กบุ๊กเป็น PDF คุณยังต้องพิจารณาว่าข้อมูลเวิร์กบุ๊กของคุณจะปรากฏอย่างไรในแต่ละหน้า PDF เช่นเดียวกับเมื่อพิมพ์เวิร์กบุ๊ก

วิธีส่งออกสมุดงานไปยังไฟล์ประเภทอื่น

นอกจากนี้คุณยังอาจพบว่าการส่งออกเวิร์กบุ๊กของคุณไปยังไฟล์ประเภทอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Excel 97-2003 นั้นมีประโยชน์ หากคุณต้องการแชร์กับบุคคลที่ใช้ Excel เวอร์ชันเก่า หรือไฟล์ .CSVหากคุณต้องการเวอร์ชันธรรมดา ข้อความ ของสมุดงาน

1. คลิก แท็ บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกส่งออกจากนั้นเลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

3. เลือกประเภทไฟล์ทั่วไป จากนั้นคลิกบันทึกเป็น

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

คลิกบันทึกเป็น

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกเวิร์กบุ๊ก ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึก

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

บันทึกเป็นกล่องโต้ตอบ

คุณยังสามารถใช้ เมนูดรอปดาวน์ บันทึกเป็นประเภท: ใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นเพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กในไฟล์ประเภทต่างๆ มากมาย

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

บันทึกเป็นเมนูแบบเลื่อนลงประเภท:

แบ่งปันสมุดงาน

Excel ทำให้การแชร์และทำงานร่วมกันบนเวิร์กบุ๊กโดยใช้ OneDrive เป็นเรื่องง่าย ก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับบุคคลอื่น คุณสามารถส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลได้ แม้ว่าจะสะดวก แต่ระบบนี้ยังสร้างไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชัน ซึ่งอาจจัดระเบียบได้ยาก

เมื่อแชร์เวิร์กบุ๊กจาก Excel คุณกำลังให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณและบุคคลที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กเดียวกันได้โดยไม่ต้องติดตามหลายเวอร์ชัน

หากต้องการแชร์เวิร์กบุ๊ก จะต้องบันทึกเวิร์กบุ๊กลงใน OneDrive ของคุณก่อน

วิธีแชร์สมุดงาน

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstageจากนั้นคลิกแชร์

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

คลิกแชร์

2. Excel จะกลับสู่มุมมองปกติ และเปิด แผงแชร์ทางด้านขวาของหน้าต่าง จากที่นี่ คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นให้แชร์เอกสารของคุณ ดูรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และตั้งค่าสิทธิ์เพื่อให้สามารถแก้ไขหรือเพียงแค่ดูเอกสารได้

Excel 2019 (ส่วนที่ 3): บันทึกและแชร์เวิร์กบุ๊ก

เลือกคนที่จะแชร์ด้วย


ฟังก์ชัน IFERROR ใน Excel สูตรและการใช้งาน

ฟังก์ชัน IFERROR ใน Excel สูตรและการใช้งาน

ค้นพบฟังก์ชัน IFERROR ใน Excel เพื่อจัดการข้อผิดพลาดอย่างมีประสิทธิภาพและเรียนรู้วิธีใช้งานเบื้องต้นที่สำคัญ

ฟังก์ชัน SUBTOTAL: สูตรและวิธีใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL ใน Excel

ฟังก์ชัน SUBTOTAL: สูตรและวิธีใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL ใน Excel

ฟังก์ชัน SUBTOTAL ใน Excel คืออะไร? สูตร SUBTOTAL ใน Excel คืออะไร มาหาคำตอบกับ LuckyTemplates.com กันเถอะ!

Excel 2019 (ตอนที่ 14): การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์และแบบสัมบูรณ์

Excel 2019 (ตอนที่ 14): การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์และแบบสัมบูรณ์

การอ้างอิงเซลล์ใน Excel มีสองประเภท: แบบสัมพัทธ์และแบบสัมบูรณ์ ซึ่งมีความสำคัญต่อการจัดการข้อมูลในสเปรดชีต

ฟังก์ชัน SUM ใน Excel: ใช้ SUM เพื่อคำนวณผลรวมใน Excel

ฟังก์ชัน SUM ใน Excel: ใช้ SUM เพื่อคำนวณผลรวมใน Excel

ฟังก์ชัน SUM ใน Excel เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการคำนวณผลรวมใน Excel มาดูกันว่าเราสามารถใช้ฟังก์ชันนี้อย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีใช้ฟังก์ชัน Min, Max ใน Excel

วิธีใช้ฟังก์ชัน Min, Max ใน Excel

เรียนรู้การใช้ฟังก์ชัน Min และ Max ใน Excel เพื่อค้นหาค่าที่น้อยที่สุดและค่าที่ใหญ่ที่สุดในตารางข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

ฟังก์ชัน AVERAGEIFS ใน Excel: วิธีคำนวณค่าเฉลี่ยตามเงื่อนไขต่างๆ

ฟังก์ชัน AVERAGEIFS ใน Excel: วิธีคำนวณค่าเฉลี่ยตามเงื่อนไขต่างๆ

เรียนรู้เกี่ยวกับฟังก์ชัน AVERAGEIFS ใน Excel เพื่อคำนวณค่าเฉลี่ยจากหลายเงื่อนไข ข้อมูลเชิงลึกและตัวอย่างเพื่อให้คุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น

ฟังก์ชัน COUNT ใน Excel: สูตรที่ง่ายที่สุดและการใช้ฟังก์ชันการนับนี้

ฟังก์ชัน COUNT ใน Excel: สูตรที่ง่ายที่สุดและการใช้ฟังก์ชันการนับนี้

ฟังก์ชันการนับใน Excel คืออะไร? วิธีการใช้ฟังก์ชันนับใน Excel? มาหาคำตอบกับ LuckyTemplates.com กันเถอะ!

วิธีจัดอันดับใน Excel โดยใช้ฟังก์ชัน RANK

วิธีจัดอันดับใน Excel โดยใช้ฟังก์ชัน RANK

เรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชัน RANK ใน Excel เพื่อจัดอันดับข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถจัดอันดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยได้ตามต้องการ

วิธีใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP ใน Excel

วิธีใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP ใน Excel

เรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP ใน Excel อย่างมีประสิทธิภาพและเคล็ดลับการใช้งานที่คุณไม่ควรพลาด!

วิธีใช้ฟังก์ชัน SORT เพื่อเรียงลำดับข้อมูลใน Excel

วิธีใช้ฟังก์ชัน SORT เพื่อเรียงลำดับข้อมูลใน Excel

ฟังก์ชัน SORT จะปล่อยให้ตารางต้นฉบับไม่เสียหาย และสร้างสำเนาที่เรียงลำดับแล้วในสเปรดชีตแทน