PowerPoint 2019（第 3 部分）：儲存簡報

每當您在PowerPoint中建立新簡報時，您都需要知道如何儲存它以便以後存取和編輯它。與先前版本的 PowerPoint 一樣，您可以將文件儲存到電腦上。如果需要，您也可以使用OneDrive將檔案儲存到雲端。您甚至可以直接從 PowerPoint 匯出和共用簡報。

保存並另存為

PowerPoint 提供了兩種儲存檔案的方式：「儲存」和「另存為」。這些選項的工作方式相似，但有一些重要的區別。

• 儲存：建立或編輯簡報時，您將使用「儲存」命令來儲存變更。幾乎在所有情況下您都會使用此命令。儲存檔案時，您只需第一次選擇檔案名稱和位置即可。然後，您只需按一下「儲存」命令即可以相同的名稱和位置儲存檔案。
• 另存為：您將使用此命令建立簡報的副本，同時保留原始簡報。使用「另存為」時，您需要為複製的版本選擇不同的名稱和/或位置。

介紹 OneDrive

Microsoft Office 中的大多數功能（包括 PowerPoint）都是為了在線上儲存和共用文件而設計的。這是透過 OneDrive（文件和文件的線上儲存空間）完成的。如果要使用 OneDrive，請確保使用 Microsoft 帳戶登入 PowerPoint。

如何儲存簡報

每當您開始新專案或對現有專案進行更改時，儲存簡報非常重要。儘早並經常保存可以幫助您在出現問題時避免丟失工作。您還需要注意保存簡報的位置，以便以後可以輕鬆找到它。

1. 在快速存取工具列上找到並選擇「儲存」命令。

2. 如果您是第一次儲存文件， 「另存為」面板將出現在 Backstage 視圖中。

3. 然後，您需要選擇儲存位置並命名檔案。按一下瀏覽器以選擇電腦上的位置。您也可以點擊OneDrive將檔案儲存到雲端儲存。

4.將出現「另存為」對話框。選擇要儲存簡報的位置。

5. 輸入簡報的名稱，然後按一下「儲存」。

6. 簡報將被儲存。您可以在修改簡報時再次按一下「儲存」命令來儲存變更。

您也可以按下鍵盤上的Ctrl + S來執行「儲存」指令。

使用「另存為」來製作副本

如果您想在保留原始簡報的同時儲存簡報的另一個版本，則可以製作副本。例如，如果您有一個名為ClientPresentation 的文件，則可以將其另存為ClientPresentation 2，以便您可以編輯新文件並仍然參考原始版本。

為此，您需要按一下Backstage 視圖中的「另存為」命令。就像第一次儲存檔案一樣，您需要選擇儲存位置並命名新檔案。

如何變更預設儲存位置

如果您不想使用 OneDrive，您可能會對在儲存時選擇 OneDrive 作為預設位置感到沮喪。如果您覺得不方便，您可以變更預設儲存位置，以便選擇「這台電腦」而不是「OneDrive」。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

2. 點選選項。

3.將出現「PowerPoint 選項」對話方塊。選擇「儲存」 ，勾選「預設儲存到電腦」旁邊的方塊，然後按一下「確定」。預設儲存位置將會變更。

使用自動恢復

當您處理簡報時，PowerPoint 會自動將其儲存到臨時資料夾。如果您忘記儲存變更或 PowerPoint 崩潰，您可以使用自動復原來復原檔案。

如何使用自動恢復

1. 開啟 PowerPoint。如果找到文件的自動儲存版本，將出現「文件復原」面板。

2. 點選以開啟現有文件。簡報將恢復。

預設情況下，PowerPoint 每 10 分鐘自動儲存一次。如果您正在編輯長度少於 10 分鐘的簡報，PowerPoint 可能不會建立自動儲存版本。

如果您沒有看到所需的文件，您可以從 Backstage 視圖瀏覽所有自動儲存的文件。只需選擇“檔案”選項卡，按一下“管理 簡報”，然後選擇“還原未儲存的簡報”。

導出演示

預設情況下，PowerPoint 簡報以 .pptx 檔案格式儲存。但是，有時您需要使用其他文件類型，例如 PDF 或 PowerPoint 97-2003 簡報。可以輕鬆地將簡報從 PowerPoint 匯出為多種不同的文件類型。

• PDF：這會將簡報儲存為 PDF 文件而不是 PowerPoint 文件。
• 影片：這會將簡報儲存為影片。
• 打包成 CD：此功能將簡報儲存在具有 Microsoft PowerPoint Viewer 的資料夾中，Microsoft PowerPoint Viewer 是任何人都可以下載的特殊幻燈片播放器。
• 講義：此選項將列印包含投影片的文件版本，供觀眾參考。
• 其他文件類型：此選項以其他文件格式儲存文件，包括PNG和 PowerPoint 97-2003。

如何匯出簡報

例如，我們將簡報儲存為 PowerPoint 97-2003 檔案。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

2. 按一下匯出，然後選擇所需的選項。例如，選擇更改文件類型。

3. 選擇檔案類型，然後按一下另存為。

4.將出現「另存為」對話框。選擇要匯出簡報的位置，輸入檔案名，然後按一下「儲存」。

您也可以使用「另存為」對話方塊中的「另存為類型」下拉式功能表將簡報儲存為多種不同的文件類型。請小心選擇其他人可以開啟的正確文件類型。

分享示範

PowerPoint 讓您可以使用 OneDrive 輕鬆分享和協作簡報。以前，如果您想與某人共享文件，您可以將文件作為電子郵件附件發送。雖然方便，但該系統還會創建同一文件的多個版本，使組織變得困難。

當您從 PowerPoint 共用簡報時，您實際上是在向其他人授予對相同文件的存取權限。這使您和與您共享的人員可以編輯相同演示文稿，而無需追蹤多個版本。

若要共用簡報，必須先將其儲存到 OneDrive。分享簡報：

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 視圖，然後按一下「共用」。

2. PowerPoint 將返回普通視圖並開啟視窗右側的共用面板。從這裡，您可以邀請人們共享您的文檔，查看有權訪問該文檔的人員列表，並授予他們編輯或僅查看該文檔的權限。