Comment créer et utiliser des dossiers de données personnelles dans Outlook 2019/365/2016 ?

Applicable à : Office 365, 2016, 2013, 2019 ; Windows 7, 8 et 10.

Voici une question de Johny :

Un collègue m'a dit qu'il utilisait des fichiers pst afin de conserver des sauvegardes de sa boîte e-mail, de son calendrier, de ses journaux et de ses contacts. Pourriez-vous en dire plus sur la façon d'insérer des fichiers de données Outlook et de les utiliser pour l'archivage quotidien de ma boîte aux lettres ? J'aime MAC OSX Sierra et je souhaite utiliser Outlook sur MAC, donc je suppose que l'autre question que j'ai est de savoir si je peux utiliser pst sur MAC OSX. Merci beaucoup!

Les dossiers personnels Outlook sont très utiles car ils nous permettent de créer des copies hors ligne de notre courrier, contacts et tâches pour un accès hors ligne, une sauvegarde des données ou un transfert vers un autre ordinateur. Les dossiers personnels sont représentés dans le système d'exploitation Windows par le suffixe .PST.

Dans ce guide, nous apprendrons à créer et à ouvrir des dossiers personnels, ainsi qu'à exporter votre courrier électronique vers un fichier PST pour la sauvegarde.

Nous allons d'abord vous apprendre à créer des dossiers Outlook à l'aide de l'assistant Ouvrir/Exporter. Cela vous permettra de regrouper tous les e-mails / contacts et calendriers existants en une seule fois. Pour les utilisateurs avancés, nous décrirons comment créer les fichiers pst manuellement. Une fois que vous avez défini le fichier de données, vous pouvez continuer et remplir votre dossier personnel avec des e-mails, des calendriers et des contacts spécifiques. Continuez à lire pour les détails.

Créer un fichier PST en exportant

1. Allez dans Fichier , appuyez sur Ouvrir et exporter et sélectionnez Importer/Exporter .

1. Dans la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur Exporter vers un fichier et cliquez sur Suivant .

1. Sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst) dans l'option Créer un fichier de type  et cliquez sur  Suivant.

1. Maintenant, sélectionnez la boîte aux lettres que vous souhaitez exporter. Si vous souhaitez exporter votre calendrier ou vos contacts, sélectionnez le dossier approprié dans l'écran Exporter le fichier de données Outlook.
2. Sélectionnez l'emplacement de votre fichier de sauvegarde et appuyez sur Terminer .

1. Dernier – Entrez un mot de passe et vérifiez le  mot de passe pour le fichier de sauvegarde.

1. Saisissez également le mot de passe pour ouvrir le fichier de sauvegarde.

Création manuelle de fichiers PST

1. Ouvrez votre Microsoft Outlook 2016 (ou Office 365 et Outlook 2013), appuyez sur Accueil et sélectionnez Nouvel élément .
2. Dans la liste déroulante, déplacez le curseur sur Plus d'éléments et sélectionnez Fichier de données Outlook .

1. Dans la boîte de dialogue, entrez le nom du fichier et enregistrez - le à votre emplacement.

1. Notez l'emplacement du fichier .PST car vous voudrez peut-être le copier ultérieurement sur un périphérique de sauvegarde externe.
2. Maintenant, votre dossier personnel est créé avec les sous-dossiers Éléments supprimés et Dossiers de recherche  .

1. Pour ajouter d'autres sous-dossiers, faites un clic droit sur le dossier personnel et cliquez sur Nouveau dossier .

1. Entrez le nom et appuyez sur la touche Entrée pour créer des sous-dossiers dans votre dossier personnel.

Recherche de fichiers PST

Quelques lecteurs nous ont demandé de rechercher ces fichiers .pst après les avoir créés. Le moyen le plus simple de trouver vos fichiers consiste simplement à rechercher des fichiers nommés *.pst dans votre recherche Windows.

Ajout d'éléments d'e-mail spécifiques à vos dossiers de données personnelles

1. Ouvrez votre boîte aux lettres du serveur et faites un clic droit sur la boîte aux lettres qui doit être déplacée vers votre dossier personnel.
2. Appuyez sur Déplacer et sélectionnez le dossier vers lequel déplacer.

1. Le dossier ou les éléments de messagerie sélectionnés seront déplacés.

MAC OSX utilise-t-il des fichiers pst ?

Microsoft Outlook pour MAC n'utilise pas les dossiers de données Outlook. Cela dit, il est tout à fait possible d'importer des fichiers pst créés sur votre ordinateur Windows vers Outlook pour MAC.