Comment envoyer des messages de réponse automatique récurrents dans Outlook 2019/365/2016 lorsque vous êtes absent du bureau ?

Dernière mise à jour : octobre 2019

Applicabilité : Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows et macOS.

Voici une question que nous avons reçue de Dorothy :

Salut! Je travaille comme agent de voyages et ma disponibilité est de la plus haute importance pour mes clients. De temps en temps, je suis absent du bureau en raison de vacances, et je voudrais m'assurer que mes clients en sont conscients et que des choses ne passent pas entre les mailles du filet. Dans le passé, je travaillais pour une entreprise, et je me souviens qu'il y avait une astuce pour y installer un répondeur automatique hors du bureau. Je travaille maintenant à domicile et j'utilise Outlook.com et Gmail sur Microsoft Outlook 2019, existe-t-il un moyen de configurer une règle d'absence du bureau pour informer les autres que je suis absent ?

Merci pour votre bonne question et bonne chance avec votre nouvelle entreprise.

Vous pouvez facilement définir des textes de réponse automatique lorsque vous n'êtes pas au bureau à l'aide de règles. Dans ce didacticiel, nous expliquerons comment procéder sous Windows, puis sous macOS. Les lecteurs peuvent mettre cela en pratique afin qu'Outlook réponde automatiquement au cas où ils seraient absents pour des vacances ou tout autre congé.

Pour être complet, nous avons ajouté une courte section sur la façon d'utiliser Outlook sur Exchange pour envoyer des réponses OOTO.

Paramétrer les réponses automatiques sous Windows

Utiliser des règles

Si vous utilisez Gmail ou Hotmail/Outlook.com sur Outlook, vous devrez utiliser des règles pour configurer votre répondeur automatique.

Veuillez procéder comme suit :

• Ouvrez Outlook.
• Tout d'abord, définissez un modèle de message Outlook qui sera envoyé en cas d'absence. Cet article contient toutes les informations dont vous avez besoin pour configurer votre modèle.
• Ensuite, dans l'onglet E-mail, appuyez sur le bouton Règles.
• Sélectionnez Gérer les règles et les alertes.
• L'assistant de règles s'ouvrira.
• Appuyez sur le bouton Nouvelle règle…
• Sélectionnez ensuite Appliquer les règles aux e-mails que je reçois .

• Cliquez sur Suivant.
• Précisez si vous souhaitez que cette règle d'absence du bureau s'applique à des e-mails spécifiques.
• Cliquez sur Suivant si vous souhaitez que la règle s'applique à tous les messages entrants.
• Vérifiez maintenant la réponse à l'aide d'une règle de modèle spécifique.
• Dans le volet inférieur, cliquez sur le lien du modèle spécifique.

• Parcourez votre ordinateur pour trouver le modèle d'e-mail que vous avez défini à la première étape de ce didacticiel.
• Remarque : Les modèles sont enregistrés en tant que fichiers oft .

• Une fois trouvé votre modèle, mettez-le en surbrillance et appuyez sur Ouvrir.
• Cliquez sur Suivant.
• Définissez les exceptions à votre règle selon vos besoins.
• Cliquez sur Suivant.
• Donnez à votre règle un nom significatif, comme indiqué ci-dessous

• Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Terminer.

Désactivation des règles

Remarque : N'oubliez pas que vous devrez désactiver vos règles à votre retour de vacances ou de congé ; sinon, vos e-mails automatiques continueront d'être envoyés.

Si vous souhaitez désactiver vos réponses, procédez comme suit :

• Ouvrir Outlook
• Règles d'accès
• Appuyez sur Gérer les règles et les alertes
• Décochez toutes les règles que vous souhaitez désactiver.

• Une fois terminé, appuyez sur Appliquer.

Utiliser Exchange

Si votre entreprise utilise un serveur Exchange, le processus de configuration est très simple :

• Ouvrez Outlook.
• Appuyez sur Fichier.
• Appuyez maintenant sur le bouton Réponses automatiques (notez que vous devez être connecté à Exchange pour les configurer).
• Définissez maintenant votre réponse automatique pour les expéditeurs à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation.
• Appuyez sur OK lorsque vous avez terminé.

Absent(e) du bureau répond sur MAC

Si vous êtes sur macOS alors le processus est assez simple, voici les étapes :

1. Ouvrir Outlook pour macOS
2. Dans la barre supérieure, accédez à Outils et dix choisissez Règles.
3. La boîte de dialogue Règles s'ouvrira.
4. Si vous utilisez Gmail ou Outlook.com/Hotmail, mettez IMAP en surbrillance sur votre gauche.
5. Appuyez sur le signe + en bas de la boîte de dialogue.
6. Définissez le nom de votre règle :

1. Dans la section Faire ce qui suit, sélectionnez Répondre, puis appuyez sur le bouton Texte de réponse… .
2. Maintenant, allez-y et définissez votre texte de réponse d'absence du bureau comme indiqué ci-dessous

1. Une fois terminé, appuyez sur OK .
2. Cochez les cases « Ne pas appliquer » et « Activé » et cliquez sur OK . Une fois de retour de vacances pensez à décocher le bouton Activé pour désactiver la règle.
3. Votre boîte de dialogue de règles ressemblera à ce qui suit. Chaque e-mail entrant sera automatiquement répondu par Outlook.

Plus de questions de lecteurs

Plusieurs réponses automatiques pour une seule boîte aux lettres

On nous a demandé si vous pouviez définir différents répondeurs automatiques en fonction de l'expéditeur du message. C'est possible, car l'assistant de règles d'Outlook vous permet de conditionner vos e-mails selon plusieurs paramètres :

• par les gens,
• que vous soyez dans le TO ou le CC,
• si vous êtes le seul destinataire
• Si des mots spécifiques apparaissent dans le sujet ou le corps
• Par importance de l'e-mail

Pour utiliser plusieurs réponses, il vous suffit de créer différentes règles, puis d'attribuer différents modèles de réponse Outlook à chacune.

Comment savoir si mes réponses automatiques ont été envoyées ?

Bonne question, vous verrez vos réponses apparaître en tant qu'entrées dans votre dossier des éléments envoyés Outlook

Est-ce que ça marche quand mon PC est éteint ?

C'est une question très importante - la réponse est que les règles que vous définissez dans Outlook sont uniquement client, ce qui signifie qu'elles ne s'exécuteront que lorsque Outlook est en cours d'exécution. Ce n'est pas le cas si vous utilisez des réponses automatiques sur Outlook sur Exchange.

Puis-je configurer un transfert automatique à la place ?

Lorsque vous êtes en PTO / en vacances / en vacances ou en voyage, vous pouvez choisir de transférer automatiquement vos e-mails à d'autres personnes afin qu'elles puissent vous répondre. Vous pouvez utiliser l'assistant de règles pour définir une règle spécifique pour gérer cela.

Puis-je ajouter une image à mon message de réponse automatique ?

Sous Windows, vous pouvez ajouter des informations textuelles enrichies à vos réponses, qu'il s'agisse de liens, d'images et même de gifs animés. Vous pouvez également ajouter votre signature à tous les e-mails sortants.

En cas de questions supplémentaires, n'hésitez pas à nous le faire savoir. J'espère que ça aide!