Comment planifier et envoyer des demandes récurrentes de réunion, dévénement et de rendez-vous Outlook 2019 / 365 ?

Voici une question que nous avons reçue de Donna :

Salut! Je viens d'être nommé chef de projet ici dans mon entreprise, donc je vis maintenant dans Outlook :-)… L'une des premières choses que je devrai faire est de mettre en place une série de réunions en cours avec de nombreuses parties prenantes du projet. Il peut s'agir de réunions individuelles ou de groupes. Serait heureux d'obtenir des raccourcis sur la façon de démarrer avec la planification de ces récurrences. L'aide est appréciée d'emblée. Merci!

Merci pour votre question et bonne chance dans votre nouveau travail.

La gestion des rendez-vous récurrents dans Outlook peut être une tâche ardue, essayons de la décomposer avec quelques bonnes pratiques pour faire avancer les choses.

Configurez votre calendrier de projet

Ma première recommandation serait de mettre en place un calendrier dédié à votre projet, afin que vous puissiez organiser toutes les réunions liées au projet en un seul endroit. Voici un tutoriel sur l' ajout de nouveaux calendriers à Outlook pour Windows et MAC.

Planifier des séries de réunions récurrentes

Après avoir configuré votre calendrier, vous pouvez commencer à programmer votre série de réunions.

Utilisateurs Windows

• Connectez-vous à Outlook et ouvrez votre calendrier.
• Dans l'onglet Accueil, appuyez sur votre vue Semaine de travail, cela fournira une vue plus granulaire et plus facile à utiliser de votre calendrier.
• Sélectionnez maintenant le jour et l'heure de votre réunion.
• Faites un clic droit et appuyez sur Nouvelle réunion récurrente (ou rendez-vous).
• Si nécessaire, ajustez la date et l'heure de votre réunion/rendez-vous.
• Définissez la récurrence de votre réunion (quotidienne/hebdomadaire, etc.).
• Définissez votre plage de récurrence.

• Lorsque vous avez terminé, appuyez sur OK .
• Ensuite, appuyez sur le bouton À pour sélectionner les adresses e-mail des destinataires dans votre liste de contacts ou saisissez manuellement leurs adresses.
• Définissez un sujet descriptif pour votre réunion.
• Utilisez la section Balises de réunion , sur le côté droit de votre ruban, pour définir l'importance et la sensibilité de la réunion

• Définissez ensuite le lieu de rendez -vous et vos coordonnées. Il peut s'agir d'une salle de réunion ou vous utilisez peut-être Skype, Zoom pour Outlook ou d'autres moyens de communication en ligne.
• Enfin, dans le corps de votre invitation à la réunion, développez les objectifs de la série de réunions, les KPI, etc. Pensez à définir un agneda clair pour votre réunion ainsi que des objectifs clairs et mesurables.
• Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton Envoyer .

Utilisateurs Mac

Le processus pour les utilisateurs MAC est un peu différent et ressemble à celui utilisé dans les anciennes versions d'Office :

• Ouvrez Outlook 365/2019 pour MAC.
• Dans la vue du calendrier, survolez la date et l'heure de la réunion/rendez-vous souhaitée.
• La boîte de dialogue Organiser la réunion s'ouvrira.
• Appuyez sur le bouton À pour définir les participants à votre réunion.

• Définissez ensuite le sujet, le lieu et la durée de la réunion.

• Dans le menu supérieur, appuyez sur le bouton Récurrence .
• La boîte de dialogue suivante apparaît :

• Définissez les paramètres de réunion/rendez-vous selon vos besoins.
• Une fois terminé, cliquez sur OK.
• Dans le corps de l'invitation à la réunion, fournissez plus d'informations si nécessaire.
• Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton Envoyer .

Configurer les demandes de séries de réunions / rendez-vous / événements en dupliquant

Vous pouvez éventuellement créer une série de réunions ou d'événements en dupliquant une série précédente et en ajustant les sujets, les participants et le lieu de la réunion. Voici un tutoriel qui vous aidera à y parvenir.

Des questions? N'hésitez pas à utiliser les commentaires ci-dessous pour nous le faire savoir.

Bonne chance!