Comment créer et démarrer des réunions Teams ?

Voici une question que j'ai reçue il y a quelques jours :

Microsoft Teams vient d'être déployé dans notre organisation, et il semble que les gens s'y habituent encore. Comment planifier mes réunions dans Teams ? Pouvez-vous fournir quelques bonnes pratiques pour créer et partager des liens vers des réunions Teams ?

Planification des réunions des équipes

Par souci de simplicité, nous nous concentrerons sur deux méthodes différentes pour démarrer des réunions dans Teams : à partir de l' application Réunions intégrée, qui est probablement plus adaptée aux petites équipes et à partir de votre application Microsoft Outlook (pour Windows ou macOS).

Création de réunions Teams dans Outlook

Les utilisateurs professionnels des grandes organisations peuvent utiliser le plug-in Microsoft Teams pour Outlook pour planifier leurs rendez-vous. Voici comment procéder :

• Ouvrez Microsoft Outlook.
• Accédez à l' onglet Calendrier .
• Dans le ruban, appuyez sur le bouton Rejoindre la réunion des équipes . Vous pouvez également cliquer sur Nouvel élément >> Réunion d'équipes .

• Ensuite, entrez le titre de votre réunion, invitez les membres de l'équipe requis.
• Chaque personne invitée recevra une demande Outlook qu'elle pourra utiliser pour accéder facilement à votre réunion audio ou vidéo, en utilisant le lien ci-dessous.

• Le chat de la réunion, ainsi que les fichiers, les notes et le tableau blanc de la réunion (si celui-ci a été utilisé) seront disponibles dans votre application Teams Chat.
• Notez que si les participants n'ont pas installé Microsoft Teams, ils devront télécharger la version Desktop ou Web pour pouvoir participer.

Organiser des réunions directement dans Teams

Si vous ne disposez pas de l'intégration Outlook, vous pourrez toujours utiliser l'application Réunions dans Microsoft Teams (sur ordinateur, Web, Android ou iOS) pour planifier vos réunions.

• Dans la barre d'applications, appuyez sur Réunions.
• Choisissez si vous souhaitez commencer votre réunion maintenant ou configurer un futur rendez-vous ou une réunion.
• Pour les réunions planifiées, ajoutez votre titre/description et définissez l'heure de début et la durée du rendez-vous.

• Appuyez ensuite sur Programmer.
• Envoyez ensuite votre invitation à la réunion par Outlook ou Google Calendar (qui affichera votre réunion dans votre calendrier), ou copiez simplement l'invitation à la réunion et envoyez-la par e-mail aux participants (cela n'aura pas l'intégration du calendrier).
• Le cas échéant, n'oubliez pas de définir les options de réunion selon vos besoins (telles que la disposition de la réunion, le comportement du panneau inférieur, etc.).

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