Comment joindre un document à une invitation à une réunion Microsoft Teams ?

Voici une question de Rosa :

J'utilise souvent le calendrier Microsoft Teams pour planifier nos réunions récurrentes. En règle générale, j'envoie toutes les informations requises dans le corps du texte de l'invitation, mais aujourd'hui, je voulais joindre un fichier. À ma grande surprise, je n'ai trouvé aucun bouton me permettant de joindre une feuille de calcul Excel et un document Microsoft Word à mon invitation à la réunion Teams, afin que les invités puissent consulter le matériel de la réunion et être mieux préparés pour la réunion. Des idées sur la façon de procéder?

Joindre des fichiers aux invitations à Microsoft Teams

Merci pour votre question. Vous pouvez procéder de trois manières différentes :

1. Stocker vos fichiers dans un canal Microsoft Teams et publier manuellement un lien dans vos invitations à la réunion.
2. Utiliser OneDrive ou un autre service de partage de fichiers comme Dropbox, Google Drive, etc., et publier un lien vers le fichier.
3. Utiliser Microsoft Outlook pour envoyer votre invitation à une réunion et joindre des fichiers à partir de votre lecteur local ou réseau selon vos besoins.

Envoi de fichiers depuis votre chaîne en tant que pièces jointes

Créer des liens vers des pièces jointes

1. Ouvrez Microsoft Teams.
2. Appuyez sur l'icône Teams dans la barre d'application sur votre côté gauche.
3. Utilisez votre filtre pour rechercher votre équipe pertinente et accédez à votre chaîne.
4. Appuyez sur l'onglet Fichiers dans votre en-tête.
5. Trouvez le ou les fichiers que vous souhaitez joindre.
6. Cliquez sur l'icône de points de suspension (…) et cliquez sur Copier le lien.
7. Si vous souhaitez joindre plusieurs fichiers, il vous suffira de répéter ces étapes.

Insérer votre lien de pièce jointe dans votre réunion Teams

1. Ouvrez votre application Calendrier depuis la barre d'application.
2. Accédez au jour et à l'heure pertinents pour votre réunion.
3. Double-cliquez pour ouvrir votre boîte de dialogue Réunion.
4. Ajoutez les détails de votre réunion si nécessaire.
5. Dans la barre d'outils du corps de la réunion, appuyez sur l'icône de lien.

6. Donnez un nom à votre pièce jointe et collez le lien du fichier que vous avez obtenu précédemment.
7. Appuyez sur Insérer.
8. Vous remarquerez la nouvelle pièce jointe dans le corps de votre réunion.

9. Dans le coin supérieur droit, appuyez sur Envoyer pour envoyer votre demande de rendez-vous.

Joindre des fichiers Teams à des e-mails

Si vous souhaitez joindre des fichiers aux e-mails sortants dans des clients comme Gmail, Outlook, il vous suffit d'obtenir le lien vers le fichier. Voici comment procéder :

1. Copiez le lien vers votre fichier Teams comme indiqué ci-dessus.
2. Ouvrez Outlook (desktop/web) ou un autre client de messagerie.
3. Collez le lien vers votre fichier Teams dans le corps de l'e-mail.
4. Envoyez votre e-mail.

En cas de questions, merci de nous laisser un commentaire.

Bonus : partager avec des personnes spécifiques

Choisissez cette option si vous souhaitez envoyer une invitation par e-mail à des personnes ou groupes, et garder une trace des invitations. Cela vous permet aussi de retirer l'accès de certaines personnes ultérieurement.

Sur votre site SharePoint, accédez à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez partager des fichiers :

Étapes pour partager un dossier ou un fichier

1. Sélectionnez le fichier ou dossier à partager.
2. Cliquez sur Partager en haut de la page.

Remarques :

• Modifiez les autorisations selon vos besoins.
• Utilisez l'option de permission "Personnes spécifiques" pour contrôler qui a accès.

Définir des paramètres

• Autoriser la modification : Donnez aux utilisateurs la possibilité de modifier les fichiers.
• Bloquer le téléchargement : Empêcher les utilisateurs de télécharger le fichier.
• Définir la date d'expiration : Limitez l'accès au lien à une certaine durée.
• Définir un mot de passe : Protéger l'accès au fichier avec un mot de passe.

Assurez-vous de respecter les droits d'auteur lors du partage en ligne.