Comment partager un dossier dans le canal Microsoft Teams ?

C'est une question d'Elena :

Je travaille comme chef de projet pour une entreprise de construction, et je suis chargé de maintenir un dossier de procédures partagées. Le défi est de savoir comment faire en sorte que d'autres personnes, ne travaillant pas nécessairement pour notre entreprise, accèdent à son contenu. Jusqu'à présent, je ne parviens pas à partager un dossier de documents avec des utilisateurs externes ainsi qu'avec les membres de notre équipe. La seule solution que nous avons trouvée était d'utiliser un dossier OneDrive. Avez-vous d'autres idées sur la façon de permettre à d'autres personnes d'accéder à notre dossier de documents partagés tout en le gardant facilement accessible dans Microsoft Teams ?

Merci pour votre question. Ci-dessous, nous développerons trois méthodes que vous pourriez potentiellement utiliser afin de faciliter le partage de vos fichiers avec l'équipe. Le message a été écrit à l'aide de Windows 10, mais pour la plupart, il est entièrement applicable à Windows 11 et macOS.

Partage de dossiers dans Microsoft Teams

Utiliser les bibliothèques de documents SharePoint

À ce jour, il n'existe pas de fonctionnalité Teams simple permettant de partager un dossier dans la structure de dossiers de votre canal . Une fois que vous avez téléchargé un fichier ou un dossier dans Teams, vos fichiers sont en fait stockés dans une bibliothèque SharePoint qui vous permet de partager facilement votre dossier.

• Commencez par vous connecter à votre bureau Microsoft Teams (sur Windows ou macOS) ou aux éditions Web.
• Trouvez la chaîne appropriée.
• Appuyez sur Fichiers et accédez à la structure de dossiers de votre canal jusqu'à ce que vous voyiez le dossier que vous souhaitez partager avec vos partenaires commerciaux internes ou externes.
• Appuyez sur le bouton Ouvrir dans SharePoint comme indiqué ci-dessous.

• La bibliothèque de documents SharePoint associée s'ouvrira.
• Appuyez sur le menu Afficher les actions, puis appuyez sur Partager.

• La boîte de dialogue Envoyer le lien s'ouvrira.
• Utilisez le champ À pour saisir les noms et adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre dossier.

• Une fois terminé, appuyez sur Envoyer.

Partager un dossier à l'aide de OneDrive

Un autre moyen simple de partager des fichiers et des dossiers consiste à utiliser OneDrive.

• À partir de votre canal Teams, ouvrez la bibliothèque de documents SharePoint comme indiqué ci-dessus.
• Appuyez sur le menu Afficher les actions et sélectionnez Ajouter un raccourci sur OneDrive.
• Depuis OneDrive, partagez le lien comme indiqué dans la section ci-dessus.

Accès au dossier Teams via DropBox, Google Drive ou un autre lecteur cloud

Pour partager avec des partenaires externes qui n'utilisent pas OneDrive, vous pouvez utiliser l'option Ajouter un stockage cloud externe.

• Depuis votre chaîne Teams, accédez à votre dossier.
• Cliquez sur Ajouter un stockage cloud.

• Choisissez votre stockage cloud préféré, dans ce cas Dropbox.
• Saisissez votre identifiant et votre mot de passe.
• Téléchargez votre dossier et fournissez les parties requises dans le stockage tiers.

Autoriser l'accès invité à un canal Teams

La dernière méthode que nous couvrirons consiste à partager avec des parties externes directement à partir de votre chaîne Teams. Pour cela, vous devrez d'abord vous connecter et ajouter les utilisateurs externes en tant qu'invités dans vos équipes et canaux privés pertinents, au besoin.

Envoyer le dossier via le chat Teams

Pour être complet, nous voulions également mentionner la possibilité d'envoyer un lien vers un dossier spécifique via le chat Teams et Outlook.

• Dans votre chaîne Teams, ouvrez l'onglet Fichiers.
• Localisez votre dossier, appuyez sur le bouton Afficher les actions et appuyez sur Copier le lien.

• Appuyez sur le bouton Copier et fermez la boîte de dialogue,
• Accédez à l'onglet Chat de votre chaîne.
• Collez le lien selon vos besoins dans la conversation de votre canal.
• Pour partager le lien vers le dossier avec des personnes spécifiques dans un chat 1:1, utilisez l'application Chat

Partager le dossier dans Outlook

Pour envoyer notre dossier Teams via Outlook, vous pouvez obtenir le lien comme indiqué dans la section précédente. Ensuite, continuez et collez le lien vers votre dossier Teams dans un e-mail Outlook et envoyez-le à vos destinataires. Notez que les utilisateurs internes et externes auront besoin d'un accès en lecture au canal Teams pour accéder au contenu.

Apprentissage supplémentaire

• Partage de fichiers et de dossiers Teams sur les invitations aux réunions .
• Comment accéder à vos dossiers Microsoft Teams dans l'explorateur de fichiers Windows ?
• Où se trouve l'emplacement du dossier d'enregistrement Microsoft Teams ?