Comment participer à une réunion audio ou vidéo planifiée Microsoft Teams ?

Voici une question que nous avons reçue d'Eva :

J'ai un rendez-vous avec un client important dans moins de trois semaines. Dans l'invitation Outlook que j'ai reçue, il y a un lien Microsoft Teams que je devrais utiliser pour rejoindre la réunion. Je veux m'assurer que j'ai couvert toute la logistique pertinente bien avant la réunion. Pouvez-vous fournir une liste de contrôle rapide sur ce que je dois faire pour m'assurer de pouvoir participer à la réunion et minimiser le risque de rencontrer des problèmes techniques ?

Merci pour votre question. Le didacticiel d'aujourd'hui couvrira les sujets les plus courants liés à la préparation et à la participation à la réunion des équipes en tant que membre interne ou externe.

Guide rapide pour rejoindre une réunion Teams

Télécharger et configurer Teams

Pour éviter les problèmes de dernière minute, il est conseillé de vous assurer avant la réunion que votre ordinateur est configuré pour exécuter Teams. Rendez-vous sur le site Microsoft Teams pour télécharger l'application sur votre ordinateur et/ou mobile. Suivez le processus d'installation et assurez-vous que vous êtes prêt à partir, bien avant votre réunion avec le client.

Rejoindre à partir d'Outlook

1. Vous avez très probablement reçu une demande de réunion du calendrier Outlook contenant le lien suivant intégré dans la partie inférieure du corps de l'invitation. Vous devez utiliser ce lien spécifique pour rejoindre la réunion en temps voulu. Vous voudrez peut-être envisager de définir un rappel Outlook pour vous assurer de ne pas oublier votre réunion.

1. Vous pouvez également utiliser le bouton Réunions dans le ruban, comme indiqué ci-dessous.

1. Si Teams n'est pas encore installé sur votre ordinateur ou mobile, vous serez invité à installer l'application de bureau ou à vous connecter via le Web.

1. Une fois que vous avez installé le logiciel ou rejoint par le Web, la boîte de dialogue suivante apparaîtra.

1. Allez-y et spécifiez les paramètres de la réunion comme indiqué ci-dessus. Activez/désactivez votre caméra (1), floutez l'arrière-plan (2) si nécessaire et réglez votre audio (3).
2. Une fois terminé, cliquez sur Rejoindre maintenant (4)
3. Vous pouvez également définir un arrière-plan personnalisé pour votre appel vidéo, comme indiqué ci-dessous.

1. Si vous êtes un invité externe, vous serez peut-être placé dans le hall de la réunion et devrez attendre que l'un des propriétaires/organisateurs vous ajoute à l'événement. Si vous n'êtes pas admis dans les 15 minutes suivant votre inscription initiale, vous devrez malheureusement raccrocher et vous réinscrire.
2. Une fois admis, vous pouvez utiliser la barre de réunion pour partager le contenu de votre écran avec d'autres , poser des questions, couper le son ou annuler votre vidéo si nécessaire.

Rejoindre des réunions Teams à partir de l'application Calendrier

Si l'application Calendrier est activée dans Teams, vous pouvez rejoindre des réunions planifiées directement à partir de là.

• Dans la barre d'applications, appuyez sur Calendrier.
• accéder à votre réunion
• Appuyez sur le bouton bleu Rejoindre.
• Procédez comme décrit dans la section précédente.

Utiliser un code de jointure

Vous avez peut-être reçu un code pour rejoindre une équipe spécifique. Si c'est le cas, procédez comme suit :

• Dans la barre d'applications de gauche, appuyez sur Teams.
• En bas de votre liste d'équipes, appuyez sur le bouton Rejoindre ou Créer des équipes.
• Entrez le code et appuyez sur Rejoindre.

Vous ne pouvez pas rejoindre la réunion Teams ?

Plusieurs problèmes peuvent vous empêcher de rejoindre la réunion. Les problèmes spécifiques peuvent aller de la qualité et de la disponibilité de votre connexion Internet, aux paramètres du réseau privé virtuel (VPN), à l'équipement audio et vidéo, aux problèmes logiciels et matériels. Le redémarrage de votre PC Windows est une option et ce serait votre meilleur pari si le temps presse. Si ce n'est pas possible, c'est probablement une bonne idée de contacter votre hôte et de voir si vous pouvez vous joindre par téléphone à la place.

Avez-vous rencontré des difficultés lors de l'ajout aux réunions Teams ? N'hésitez pas à nous le faire savoir dans la section commentaires ci-dessous.