Bagaimana cara membuat dan memulai rapat Teams?

Ini pertanyaan yang saya dapatkan beberapa hari yang lalu:

Microsoft Teams baru saja diluncurkan di organisasi kami, dan tampaknya orang-orang masih terbiasa dengannya. Bagaimana saya harus menjadwalkan rapat saya di Teams? Bisakah Anda memberikan beberapa praktik terbaik untuk membuat dan berbagi tautan ke rapat Teams?

Menjadwalkan rapat Tim

Demi kesederhanaan, kami akan berfokus pada dua metode berbeda untuk memulai rapat di Teams: dari aplikasi Rapat bawaan , yang mungkin lebih cocok untuk tim yang lebih kecil dan dari aplikasi Microsoft Outlook Anda (untuk Windows atau macOS).

Membuat rapat Teams di Outlook

Pengguna bisnis di organisasi yang lebih besar mungkin menggunakan plugin Microsoft Teams untuk Outlook untuk menjadwalkan janji temu mereka. Berikut cara melakukannya:

• Buka Microsoft Outlook.
• Navigasikan ke tab Kalender .
• Dari Pita, tekan tombol Bergabung dalam Rapat Tim . Atau, tekan Item Baru >> Rapat Tim .

• Kemudian lanjutkan dan masukkan judul rapat Anda, undang anggota tim yang diperlukan.
• Setiap orang yang diundang akan menerima permintaan Outlook yang dapat mereka gunakan untuk mengakses rapat audio atau video Anda dengan mudah, menggunakan tautan yang diperlihatkan di bawah ini.

• Obrolan rapat, serta file, catatan, dan papan tulis rapat (jika itu digunakan) akan tersedia di aplikasi Obrolan Teams Anda.
• Perhatikan bahwa jika peserta tidak menginstal Microsoft Teams, mereka harus mengunduh versi Desktop atau Web untuk dapat bergabung.

Menyelenggarakan rapat langsung di Teams

Jika integrasi Outlook tidak tersedia, Anda masih dapat menggunakan aplikasi Rapat di Microsoft Teams (di desktop, web , Android, atau iOS) untuk menjadwalkan rapat Anda.

• Dari Bilah Aplikasi, tekan Rapat.
• Pilih apakah Anda ingin memulai rapat sekarang atau menyiapkan janji atau rapat di masa mendatang.
• Untuk rapat terjadwal, tambahkan judul/deskripsi Anda dan atur waktu dan durasi mulai janji temu.

• Kemudian tekan Jadwal.
• Kemudian kirim undangan rapat Anda melalui Outlook atau Google Kalender (yang akan menampilkan rapat di kalender Anda), atau cukup salin undangan rapat dan kirim melalui email ke peserta (ini tidak akan memiliki integrasi kalender).
• Jika memungkinkan, jangan lupa untuk mengatur Opsi Rapat sesuai kebutuhan (seperti tata letak Rapat, Perilaku panel bawah, dan sebagainya).

Nikmati Teams, dan beri tahu kami jika ada pertanyaan.