Bagaimana cara berpartisipasi dalam rapat audio atau video terjadwal Microsoft Teams?

Berikut pertanyaan yang kami dapatkan dari Eva:

Saya memiliki pertemuan yang dijadwalkan dengan pelanggan penting dalam waktu kurang dari tiga minggu. Dalam undangan Outlook yang saya dapatkan, ada tautan Microsoft Teams yang harus saya gunakan untuk bergabung dalam rapat. Saya ingin memastikan bahwa saya membahas semua logistik yang relevan sebelum rapat. Dapatkah Anda memberikan daftar periksa singkat tentang apa yang harus saya lakukan untuk memastikan saya dapat bergabung dalam rapat dan meminimalkan risiko menghadapi masalah teknis?

Terima kasih atas pertanyaan Anda. Dalam tutorial hari ini akan membahas topik paling umum yang terkait dengan persiapan dan partisipasi dalam rapat Teams baik sebagai anggota internal maupun eksternal.

Panduan cepat untuk bergabung dalam rapat Teams

Unduh dan atur Tim

Untuk mencegah masalah menit terakhir, disarankan bahwa sebelum rapat, Anda harus memastikan bahwa komputer Anda diatur untuk menjalankan Teams. Buka situs Microsoft Teams untuk mengunduh aplikasi ke komputer dan/atau ponsel Anda. Lanjutkan melalui proses instalasi dan pastikan Anda siap melakukannya, jauh sebelum pertemuan pelanggan Anda.

Gabung dari Outlook

1. Kemungkinan besar Anda telah menerima permintaan rapat kalender Outlook yang memiliki tautan berikut yang disematkan di bagian bawah badan undangan. Anda harus menggunakan tautan khusus itu untuk bergabung ke rapat pada waktunya. Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menentukan pengingat Outlook untuk memastikan Anda tidak melupakan rapat Anda.

1. Atau, Anda dapat menggunakan tombol Rapat di Pita, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

1. Jika Teams belum diinstal di komputer atau ponsel Anda, Anda akan diminta untuk menginstal aplikasi Desktop atau bergabung melalui web.

1. Setelah Anda menginstal perangkat lunak atau bergabung dengan web, dialog berikut akan muncul.

1. Silakan dan tentukan pengaturan rapat seperti yang ditunjukkan di atas. Aktifkan/nonaktifkan kamera Anda (1), buramkan latar belakang (2) sesuai kebutuhan, dan atur audio Anda (3).
2. Setelah selesai tekan Gabung sekarang (4)
3. Anda juga dapat mengatur latar belakang khusus untuk panggilan video Anda seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

1. Jika Anda adalah tamu eksternal, Anda mungkin ditempatkan di lobi rapat dan harus menunggu salah satu pemilik/penyelenggara menambahkan Anda ke acara tersebut. Jika Anda tidak diterima dalam 15 menit sejak pertama kali bergabung, sayangnya Anda harus menutup telepon dan bergabung kembali.
2. Setelah diterima, Anda dapat menggunakan bilah Rapat untuk membagikan konten layar Anda dengan orang lain , mengajukan pertanyaan, membisukan audio, atau membatalkan video sesuai kebutuhan.

Bergabung dengan rapat Teams dari aplikasi Kalender

Jika Anda mengaktifkan aplikasi Kalender di Teams, Anda dapat bergabung ke rapat terjadwal langsung dari sana.

• Dari Bilah Aplikasi, tekan Kalender.
• arahkan ke rapat Anda
• Tekan tombol Gabung biru.
• Lanjutkan seperti yang dijelaskan di bagian sebelumnya.

Menggunakan Kode bergabung

Anda mungkin telah menerima kode untuk bergabung dengan tim tertentu. Jika demikian lanjutkan sebagai berikut:

• Dari Bilah Aplikasi sisi kiri, tekan Teams.
• Di bagian bawah daftar Tim Anda, tekan tombol Gabung atau Buat Tim.
• Masukkan Kode dan tekan Gabung.

Tidak dapat bergabung dengan rapat Teams?

Mungkin ada beberapa masalah yang menghalangi Anda untuk bergabung dalam rapat. Masalah khusus dapat berkisar dari kualitas dan ketersediaan koneksi internet Anda, pengaturan jaringan pribadi virtual (VPN), peralatan audio dan video, masalah perangkat lunak dan perangkat keras. Mem-boot ulang PC Windows Anda adalah pilihan dan itu akan menjadi taruhan terbaik Anda jika waktu sangat penting. Jika itu tidak memungkinkan, mungkin ada baiknya untuk menghubungi tuan rumah Anda dan melihat apakah Anda dapat bergabung melalui sambungan telepon.

Pernahkah Anda mengalami tantangan saat ditambahkan ke rapat Teams? Jangan ragu untuk memberi tahu kami di bagian komentar di bawah.