データ検証を使用してExcelデータをクリーンに保つ方法

Excelデータをクリーンに保つこのビジネスに関連する便利なコマンドの1つは、データ検証コマンドです。このコマンドを使用して、セルに入力できる情報を記述します。このコマンドを使用すると、データ入力情報を提供するメッセージや、誰かがデータ入力エラーを修正するのに役立つエラーメッセージを提供することもできます。

データ検証を使用するには、次の手順に従います。

1検証するデータを配置するワークシートの範囲を選択します。

これを行うには、マウスをドラッグするか、ナビゲーションキーを使用します。

2 [データ]タブの[データ検証]コマンドを選択して、選択した範囲のデータ検証を設定することをExcelに通知します。

Excelに[データ検証]ダイアログボックスが表示されます。

3 [データ検証]ダイアログボックスの[設定]タブで、[検証基準]テキストボックスを使用して、有効なデータを説明します。

たとえば、[許可]ドロップダウンリストボックスの選択肢を使用して、範囲に入れることができる情報の種類（整数、10進数、リストの値、有効な日付、有効な時間、特定の長さのテキスト）を指定します。すぐ。

[データ]ドロップダウンリストボックスからの選択肢を使用して、検証基準をさらに定義します。[データ]ドロップダウンリストボックスには、検証の一部として実行できるいくつかの比較が表示されます。間、間ではない、等しい、等しくない、より大きいなどです。

必要に応じて、使用可能な他のドロップダウンリストボックスのいずれかを使用して、検証基準を調整します。注：その他の検証基準オプションは、[許可]および[データ]ドロップダウンリストボックスに入力する内容によって異なります。最小値と最大値の特定の範囲の間の整数のみを許可することを指定した場合、Excelには、範囲を入力または定義するための最小および最大テキストボックスが用意されています。

ただし、[許可]または[データ]ドロップダウンリストボックスから他のエントリを選択すると、[設定]タブに他のテキストボックスが表示されます。つまり、Excelは、定義した検証基準の種類に応じて[設定]タブをカスタマイズします。

4検証を微調整します。

検証基準を説明した後、[空白を無視]チェックボックスを選択または選択解除（クリア）して、空白のセルを許可するかどうかを示します。

5データ検証の範囲を拡大することを検討してください。

[これらの変更を同じ設定を持つ他のすべてのセルに適用する]チェックボックスをオンにして、検証基準を他の同様のセルに展開する必要があるかどうかを示します。

[すべてクリア]ボタンをクリックすると、Excelは検証基準をクリア（削除）します。

6 [データ検証]ダイアログボックスの[入力メッセージ]タブから入力メッセージを入力します。

[メッセージの入力]タブでは、データ検証が指定されたセルが選択されたときに小さなメッセージを表示するようにExcelに指示できます。入力メッセージを作成するには、メッセージのタイトルを[タイトル]テキストボックスに入力し、メッセージテキストを[入力メッセージ]テキストボックスに入力します。[セルが選択されているときに入力メッセージを表示する]チェックボックスがオンになっていることを確認します。

7 [データ検証]ダイアログボックスの[エラーアラート]タブからエラーメッセージを表示します。

誰かが無効なデータを入力しようとしたときにExcelが表示するエラーメッセージを指定することもできます。

エラーメッセージを作成するには、最初に[無効なデータが入力された後にエラーアラートを表示する]チェックボックスがオンになっていることを確認します。次に、[スタイル]ドロップダウンリストボックスを使用して、無効なデータが検出された場合にExcelが実行する処理を選択します。誤ったデータ入力なしでユーザーのデータ入力を停止するか、データの入力後に情報メッセージを表示します。

8入力メッセージを作成するのと同じように、エラーメッセージのタイトルを[タイトル]テキストボックスに入力します。次に、エラーメッセージの全文を[エラーメッセージ]テキストボックスに入力します。

[スタイル]ドロップダウンリストボックスのオプションに興味がありますか？エラーアラートのスタイルによって、誰かが不正なデータを入力しようとしたときにエラーメッセージが表示するコマンドボタンが決まります。エラースタイルが[停止]の場合、エラーメッセージボックスに[再試行]および[キャンセル]コマンドボタンが表示されます。

エラースタイルが警告の場合、エラーメッセージボックスに[はい]、[いいえ]、および[キャンセル]コマンドボタンが表示されます。エラースタイルが[情報]の場合、エラーメッセージボックスに[OK]および[キャンセル]コマンドボタンが表示されます。