プロジェクト2016でサマリータスクとサブタスクを作成する方法

WBSとも呼ばれるProject2016のプロジェクト作業分解図、または次の図に示すようなプロジェクトタスクリストを見ると、タスクがレベルに編成されていることがわかります。上位レベルはWBSからのものです。下位レベルは、WBSから分解されたタスクで構成されます。

このアウトライン構造で他のタスクがその下にインデントされているタスクは、サマリータスクまたは親タスクです。要約タスクの下にインデントされたタスクは、サブタスクまたは子タスクです。要約タスクは、プロジェクトの概要で太字で示されています。

サマリータスクのスカートにくっついているサブタスクのファミリーがある場合はわかります。サブタスクが非表示になっている場合、サマリータスクの左側に小さな明確な三角形が表示されます。ポインターの先端で三角形をクリックすると、タスクが展開されてサブタスクのクラン全体が表示され、サマリータスクの左側に黒い三角形が追加されます。

プロジェクトの概要。要約タスクとサブタスクを示します。

この図では、データベースとユーザーインターフェイスのサマリータスクに非表示のサブタスクがあることがわかります。支払いと確認の要約タスクには、すべてのサブタスクが表示されます。

タスクファミリーに関するすべての情報は、最高レベルの要約タスクにまとめられます。したがって、サブタスクを持つタスクには、それ自体のタイミングやコストの情報はありません。パーツの合計から合計期間とコストを収集します。

このロールアップ機能は累積的です。最下位レベルのタスクはその親にロールアップされ、別のサマリータスクにロールアップされる場合があります。このサマリータスクは、（たとえば）プロジェクトサマリータスクにロールアップされます。その下にタスクがあるタスクは、階層内にどれほど深くネストされていても、サブタスクのロールアップから期間とコストの情報を取得します。

アウトライン内のファミリの構造は、アウトラインを再編成する必要がある場合にも役立ちます。サマリータスクを移動すると、展開されているかどうかに関係なく、すべてのサブタスクがすぐに実行されます。

サマリータスクが手動でスケジュールされている場合、ロールアップ機能は機能せず、Projectはそのことを通知する警告を表示します。サマリータスクのガントバーには赤い警告バーがあり、サブタスクがサマリータスクの期間と一致しない場合に計算された期間を示します。サマリータスクの[完了]フィールドエントリにも、潜在的なスケジューリングの問題を示す赤い波線の下線があります。

この状況に対処するために、自動スケジューリングを使用するようにサマリータスクを変更できます。この場合、ロールアップデータが正しく計算されます。サマリータスクを引き続き手動でスケジュールする場合は、終了日を編集するか、タスクインスペクターを使用してサマリータスクのスケジュールを修正できます。

WBSにはいくつのレベルを入れることができますか？

アウトラインで作成できるタスクのレベル数に実際的な制限はありません。Projectを使用すると、最も複雑なスケジュールを除くすべてのスケジュールに必要なレベルよりも多くの詳細レベルにインデントできます。

ただし、次の点に注意してください。ある時点で、これらの各タスクにタイミングとリソースを割り当てて、その進行状況を追跡する必要があります。詳細が多すぎると、プロジェクト計画の管理が難しくなる可能性があります。たとえば、プロジェクトの長さが数か月の場合、アクティビティが数時間しか続かないレベルまで追跡する必要はありません。ベストプラクティスでは、チームを管理するレベル（通常は営業（営業）日または週）に常にスケジュールを設定することをお勧めします。

より長いプロジェクトの場合は、ローリングウェーブ計画を使用してスケジュールを立てることができます。これは、短期間の作業の詳細量を段階的に詳しく説明し、それより遠い作業をより高いレベルに保つ方法です。たとえば、2年間のプロジェクトがある場合、最初の3か月を詳細に計画し、次の3か月をより高いレベルで計画し、プロジェクトスケジュールの残りの部分にマイルストーンと主要な成果物のみを表示することができます。プロジェクトを進めていくと、6か月以上にわたって詳細を追加し始めます。経験則として、90日間は十分な量の詳細を保持することです。

ローリングウェーブ計画は、スコープを追加する言い訳にはなりません。これは、既存のスコープの詳細にすぎません。

プロジェクト概要タスク

船に船長が1人しかいないのと同じように、1つのタスクだけがプロジェクト内の他のすべてのタスクを要約します。プロジェクトの概要タスクを表示します。これは、最高（最も詳細でない）レベルの情報を表し、多くの場合、新製品のロールアウトなど、単にプロジェクトのタイトルです。プロジェクトにプロジェクトサマリータスクを表示するように指示すると、ここに示すように、プロジェクト内のすべてのタスクがアウトラインでそのタスクに分類されます。

プロジェクト概要タスク。

プロジェクトをビルドするときに、プロジェクトサマリータスクを自分で簡単に作成する（その下にある他のタスクをインデントする）か、プロジェクト機能を使用して、プロジェクトのすべてのフェーズをビルドした後でも、いつでも自動的に生成できます。プロジェクトにプロジェクト概要タスクを自動的に表示させるには、次の手順に従います。

ガントチャートビューで、[ガントチャートツールの形式]コンテキストタブを選択します。

[表示/非表示]グループで、[プロジェクトの概要タスク]チェックボックスをオンにします。

ご覧のとおり、タスク0、ユースセンター10Kラン/ウォークは、プロジェクトの概要タスクです。グラフのプロジェクト要約タスクのバーは灰色で、他の要約タスクのバーは黒であることに注意してください。

あなたがそれについて考えるとき、アウトラインの上位レベルの見出しはその部分の合計です：見出しはその下のすべてのアイテムの全体的なトピックを反映しています。プロジェクトサマリータスクは、この概念をさらに一歩進めます。このタスクは、他のタスクからのすべての実際のデータを1つのラインアイテムにロールアップします。したがって、プロジェクト要約タスクの期間は、プロジェクト全体の期間を反映します。金銭的な観点から、プロジェクト要約タスクの総コストは、プロジェクト全体の総コストを反映しています。このような数字は、指先で手元に置いておくと便利です。これは、要約タスクの1つの価値です。

サマリータスクの長さについて混乱している場合は、サマリータスクの期間が最も早いタスクの開始日と最も遅いタスクの終了日の差であることを忘れないでください。ただし、非稼働日数はサマリータスク期間にはカウントされません。したがって、要約タスクの長さは、最初のタスクの開始から最後のタスクの終了までの暦日数ではなく、サブタスクの過程での作業日数に等しくなります。

全員がプロジェクトサマリータスクを使用するわけではありません。アウトラインの最高レベルで、主要なプロジェクトの成果物またはフェーズを表すタスクを作成するだけで、サブフェーズとサブタスクをその下に配置できます。他のすべてのタスクよりも順序が高い1つのタスクを作成することはできません。ただし、プロジェクトの要約タスクがあると、特定の利点があります。

• ガントチャートビューやその他のビューのデータ列で、プロジェクトの合計を一目ですばやく確認できます。
• プロジェクト概要タスクへのリンクを別のプロジェクトに配置して、あるプロジェクトのすべてのデータが別のプロジェクトに反映されるようにすることができます。たとえば、会社で新製品の発売の5つのスケジュールを作成する場合、各プロジェクトのプロジェクト概要タスクにリンクすることで、すべての会社の製品の発売のマスタースケジュールを簡単に作成できます。