10珍しいMicrosoftAccess2019のヒント

技術専門家（Microsoft Access 2019の内外を知っている人）は少し威圧的かもしれませんが、彼らは重要です—そして彼ら（私たち？）は決して威嚇するつもりはありません。これらは、貴重なアドバイスを提供するため、平均的なAccessユーザーにとって重要です。また、Microsoftが製品を継続的に改善する方法を推進するため、Access自体にとっても重要です。これらの男性と女性は、新しいバージョンが一般にリリースされる前にOffice製品をテストする人々であり、すべてのレベルのユーザーがソフトウェアを最大限に活用できるように本を書く人々です。

したがって、生活のためのデータベースを開発する人々は、平均的なユーザー、「パワーユーザー」、そしてソフトウェアメーカーにとっても不可欠なリソースです。これは、Accessの専門家の長いリストから集められた最高のアドバイスのいくつかをまとめたものです。彼らが新しいユーザーに提案を提供していることを知って、彼らはあなたのニーズに合い、あなたが本当に自信を持ってそして効果的にAccessを使うことができることを確実にするのを助けるためにアドバイスを提供しました。終了するまでに、適切な量の計画と整理を行うことができます。また、Accessで構築したデータベースの開発と使用を進めるための確かな計画があります。

だから、ここに賢人のアドバイスがあります—10回の簡単な噛み合わせで。

いつかFBIから質問されるかのようにすべてを文書化する

データベースの文書化に費やした時間を無駄にしないでください。どうして？あなたは後であなたがけちるしなかったことを喜ぶでしょうから。次回データベースを構築する必要があるときに、すべての計画、一般情報、およびすべてのアイデア（実行したものと、設計図に残っているもの）を用意できます。また、現在のデータベースで問題が発生した場合、または問題が発生した場合に参照するためにそれらを用意します。保存したクエリを誤って削除しましたか？問題ない。ドキュメントを参照してください。テーブルがどのように関連していたかを忘れましたか？ドキュメントを確認して、関係を再構築してください。なぜ、またはどのように何かを設定したのかを誰かに説明する必要がありますか？あなたのメモを参照し、あなたの先見の明と慎重な考慮でそれらを驚かせてください。

では、この輝かしいドキュメントには何を含める必要がありますか？まあ、すべて。しかし、ここにあなたが始めるためのリストがあります：

• データベースに関する一般情報：
  • ファイル/データの場所（特定のネットワークパスまたはインターネットURLを含む）
  • データベースの機能の説明
  • それがどのように機能するかに関する情報
• テーブルレイアウト：
  • フィールド名、サイズ、内容、およびサンプルの内容を含めます。
  • 一部のデータが難解なソースまたは一時的なソースからのものである場合（たとえば、オンラインで毎月ダウンロードするクレジットカードデータ）、ドキュメントにその事実を記載してください。
• レポートの概要：
  • レポート名
  • レポートの情報の説明

レポートを作成する前にいくつかのクエリを実行する必要がある場合は、プロセスを文書化します。（さらに良いことに、作業を自動化するのに役立つフレンドリーなオタクを入手してください。）

• クエリとロジック：すべてのクエリについて、クエリがどのように機能するかについて詳細に説明します。特に、Accessの外部にある複数のテーブルまたはデータソース（SQLテーブルやその他の大規模な情報ストレージ領域など）が関係する場合はそうです。
• 「なぜ？」という質問に答えてください。データベースを文書化するときは、設計が機能する理由に注目してください。クエリがこれらの特定のテーブルを使用するのはなぜですか？確かに、企業環境で作業している場合、システムがそのように機能する理由がわからない場合がありますが、質問しても問題はありません。
• 災害復旧の詳細：
  • バックアッププロセスとスケジュール
  • バックアップが配置されている場所（バックアップを作成していますか？）と、バックアップされたファイルを復元する方法
  • データベースが機能しなくなった場合の対処方法

データベースが会計、在庫、連絡先管理、注文入力などの重要な組織機能を実行している場合は、データベースが誤動作した場合に組織を継続するための手動プロセスが実施されていることを確認し、プロセスを文書化することを忘れないでください。

これらの項目のいずれかで助けが必要な場合は、誰かに聞いてください！情報技術部門から誰かを借りる場合でも、コンピューターオタクを借りる場合でも、必要な支援を受けてください。ドキュメントを保険のように扱ってください—それなしで組織を運営するべきではありません。

6〜12か月ごとに、ドキュメントを確認して、更新が必要かどうかを確認します。ドキュメントは、最新であり、あなた以外の誰かがそれを理解できる場合にのみ役立ちます。同様に、あなた（またはオフィスのカウンターパート）がドキュメントの場所を知っていることを確認してください。電子版をお持ちの場合は、バックアップを取り、印刷物を手元に用意してください。アプリケーションパーツ機能を使用してデータベースパーツをリサイクルしようとした場合は、喜んでいただけます。

Accessデータベースフィールドをできるだけ小さくしてください

テーブルを作成するときは、テキストフィールドを保持するデータに適したサイズにします。デフォルトでは、Accessは255文字を保持するようにテキスト（ショートテキストと呼ばれる）フィールドを設定します。これは、特にフィールドがわずか2文字の状態の省略形を保持する場合は、かなり寛大な設定です。

ほとんどのテキストフィールドで使用されない100以上の余分なスペースは、眠りにつくもののようには見えませんが、100,000の顧客の住所が含まれるテーブル全体にそのスペースを掛けると、メガバイトのストレージが大量に発生します。何も持たずに忙しい空間。

デザインビューの[全般]タブの[フィールドサイズ]設定を使用して、フィールドサイズを調整します。

Accessデータベースの実数に数値フィールドを使用する

数値を装ったテキストではなく、計算で使用される数値に数値フィールドを使用します。ソフトウェアアプリケーションは、郵便番号47999と番号47,999の大きな違いを認識します。アプリケーションは、郵便番号をすべて数字である一連の文字と見なしますが、数字は、数学やその他のあらゆる種類の楽しい数値に使用できる実際の数字として扱われます。郵便番号が数値フィールドではないもう1つの理由は？米国にいて、郵便番号がゼロで始まる場合、アプリケーションは先行ゼロを切り取り、ゼロ以外の数字だけをフィールドに格納します– 01234は1234になります。良くありません！

数字が含まれる新しいフィールドのタイプを選択するときは、簡単な質問を自問してください。そのフィールドに関連して計算を行ったり、数学に関連したことをしたりすることはありますか。

• フィールドを使用して計算する場合は、数値タイプを使用します。
• フィールドで計算しない場合は、フィールドをショートテキストとして保存します。

アクセスデータを検証する

検証は、不良データがテーブルに近づくのを防ぐのに役立ちます。検証は簡単に作成でき、セットアップが迅速で、常に警戒します（疲れていても、まっすぐに見ることはできません）。データベースの整合性を保護するために検証を使用していない場合は、実際に開始する必要があります。

Accessでわかりやすい名前を使用して、物事をシンプルに保ちます

テーブルを作成したりデータベースを作成したりするときは、使用するデータベースファイル、フィールド、およびテーブル名について考えてください。

• 3ヶ月後の名前の意味を覚えていますか？今から半年？
• あなたがより大きく、より良いものに移った後、他の誰かがテーブルを見てそれが何をするのかを理解できるほど、名前は直感的ですか？

これは、AccessテーブルとデータベースをオンラインにしてSharePoint経由で共有するためのツールを使い始めると、さらに重要になります。潜在的に、何百万ものユーザーを「テーブルに」連れてくることになります。また、アプリケーションパーツ機能を使用すると、データベースのコンポーネントをリサイクルして、新しいデータベースの作成を高速化できます。データベースの一部の不思議な名前を新しいデータベースに広めたくはありません—そこにも悪夢のような謎を作成するために—そうですか？

アクセスフィールドの値を慎重に削除する

あなたのしている削除フィールドの値がテーブルから、あなたは右のレコードに値を殺している作るたび-もう一度チェックし、その後、あなたは確信している場合にのみ、オリジナルを削除します。それでも、間違いを見つけた直後に元に戻すことができれば、Ctrl + Zをすばやく実行して、問題のあるアイテムを回復できます。

なぜすべてのチェックとダブルチェック？フィールド値を削除してテーブル内で他のことを行った後、Accessは古い値を完全に忘れてしまうためです。まるで存在しなかったかのように、それはなくなっています。テーブルからレコードを削除すると、レコードは実際に失われます—レコード全体で使用できる元に戻す機能がないためです。そのレコードがたまたま重要であり、レコードがなくなったときに現在のバックアップファイルがなかった場合は、運が悪いことになります。ごめん！

Accessデータベースのバックアップ、バックアップ、バックアップ

私はそれを十分に明確にしましたか？常に作業のバックアップをとってください！データの現在のバックアップに代わるものはありません。特に、データが個人的または職業的な生活に不可欠である場合はそうです。効果的な戦略には、災害がオフィスを破壊した場合に備えて、別のオフィスやクラウドなど、別の場所にバックアップコピーを保持することが含まれることがよくあります。

これまでバックアップが必要だったことがないと思っているのなら、なぜわざわざ洪水について考えてみてください。現在水中にある地域はこれまで洪水に見舞われたことがないと言っているニュースキャスターについて考えてみてください。通りに浮かぶ人々の生活を想像してみてください。ハリケーンの規模の実際の災害、火災、またはコンピュータのハードドライブが死ぬことを決定することに直面しているかどうかにかかわらず（そしてそれは起こります-たとえそれが以前に起こったことがなくても）、あなたが持っていればはるかに幸せになりますデータベースのバックアップ。

Accessで行動を起こす前に、考え、考え、そしてもう一度考えてください

大工さんのスローガン「2回測って1回切る」をご存知ですか？データベースに関して考える場合も同じことが言えます。何かについて考えるだけでなく、すぐに結論を出してから飛び込んでください。待って、もう一度考えてから、もう一度考えてみてください。次に、結論を導き出し、それに基づいて行動を開始します。Accessが提供するすべての機能と、データベースに数千から数千のレコードを保存する機能を組み合わせることで、データの損失や「元に戻せない」アクションの潜在的な影響により、比較的単純なミスは非常にコストがかかる可能性があります。エラーが発生しました。

Accessで作業するときは、整理して整理してください

整理してシンプルに保つための提案は相反するように思われるかもしれませんが、これら2つのアドバイスは本当に相性が良いものです。物事をシンプルに保つことは、事後に多くの組織化の必要性を回避する方法であることがよくあります。両親が「すべてのための場所があり、その場所にすべてがある」（または詩的でない場合は「部屋を掃除する!!!」）と思い出させるのを聞くのにうんざりしているかもしれませんが、彼らは正しかったです。

データベースを整理しておくと、時間と労力を節約できます。適切に計画され、適切に編成されたテーブルは、クエリ、レポート、およびフォームへの組み込みが容易になります。また、稲妻のように並べ替えてフィルタリングします。

はい、整理しすぎる可能性があります。実際、過剰な整理は非常に簡単です。できるだけ少ないステップで作業するという別の情熱を育むことで、組織化への欲求を和らげます。使用するフォルダーとサブフォルダーの数を制限します。ほぼすべての人にとって、最大5レベルのフォルダーで十分です。5つのレベルをはるかに超えると、組織は生産性にぶつかり始めます（そして、生産性の低下を好む人は誰もいません。少なくとも、企業の心地よいポスターのためにこれらのばかげた小さなスローガンを思いついた人は誰もいません）。

アクセスヘルプを求めるのは恥ずかしいことではありません

何か問題がある場合は、エゴを飲み込んで助けを求めてください。「わからない」と言って、それからあなたがまだ知らないことを見つけようとすることは恥ずべきことではありません。このルールは、データベース内の何千ものレコードに群れを乗せている場合に特に重要です。小さな失敗は、小さな問題をすぐに拡大し、大きな危機に発展させます。状況が悲惨になる前に助けを求めてください。