Access2016でデータをフィルタリングする方法

Accessの1つのフィールドで共通の値を共有するレコードのグループを表示する必要がある場合があります。おそらく、それらはすべて特定の都市、特定の役職をリストしている、またはそれらはすべて同じコストの製品です。いつでも喜んでお手伝いします。Accessには、まさにこの目的のための特別なツールであるFilterコマンドが含まれています。

フィルタは条件を使用し、一致するすべてのレコードを表示して、要件を満たすレコードのみのミニテーブルを作成します。これは、すべての作業と計画がないインスタントクエリのようなものです。もちろん、クエリほど柔軟でも強力でもありませんが、かなり単純な答えを探しているときに必要なのはそれだけです。

フィルタツールは、リボンの[ホーム]タブの[並べ替えとフィルタ]セクションに表示されます。単純なフィルタには、次の選択肢があります。

• フィルター

• 選択

• フォームによる高度なフィルター

• 高度なフィルター/ソート

• トグルフィルター

各タイプのフィルターは同じ基本機能を実行しますが、方法が少し異なります。[詳細設定]ボタンをクリックして表示される[詳細なフィルター/並べ替え]オプションを使用すると、実際にクエリを作成するウィンドウが開きます。フィルター処理するテーブルとフィールドを選択し、特定のレコードを検索するときに使用するフィルターの条件を設定します。

フィルタは、テーブル、フォーム、およびクエリで機能します。レポートにフィルターを適用することはできますが、レポートのフィルター処理は困難な作業になる可能性があります。もちろん、ここで読んだ内容は、自分で試してみたい場合は、そのプロセスに適用できます。また、テーブルに適用する方法を学んだことは、クエリやフォームを操作するときにも適用できます。

フィールドのコンテンツによるフィルタリング

メインの[フィルター]コマンドを使用すると、レコードをフィルター処理して、特定の条件を満たすレコードのみを表示できます。たとえば、特定の都市に住む人々のすべてのレコードを表示するとします。方法は次のとおりです。

対象のテーブルで、フィルタリングするフィールド（この場合はCity）のフィールド名にある小さな三角形をクリックします。

Accessはポップアップメニューを表示します。

列の上部（Cityと表示されている場所）のヘッダーを右クリックしないでください。そこで右クリックすると、テーブルのその列に対して実行できるすばらしいことで満たされた別のポップアップメニューが表示されます。

そのフィールドのエントリに基づいて単一のフィールドをフィルタリングします。

フィルタから一部のエントリを省略したい場合は、ポップアップメニューのチェックマークを外してください。

あなたはどちらかをすることができます

• 個々のエントリからチェックマークを削除します。

  また

• すべての項目のチェックを外すには、[すべて選択]チェックマークを外します。

すべてのチェックを外すと、一致するレコードを表示したいエントリのみを簡単にチェックできます。すべてのエントリをチェックすると、すべてのレコードが表示されます。

フィールドのフィルターを作成する際に使用するエントリの横にチェックマークを付けます。

Accessは選択したフィールドを検索し、フィルター条件を満たすレコードのみを表示します。

[OK]をクリックします。

（チェックした項目により）設定された基準を満たすすべてのレコードが表示されます。これは、複数のレコード、大量のレコード、または1つだけの場合があります。

ジャンプして元の（フィルタリングされていない）すべてのレコードを表示するには、次のいずれかを実行できます。

• リボンの[並べ替えとフィルター]セクションにある[フィルターの切り替え]ボタンをクリックして、最後に適用されたフィルターを削除します。

  また

• フィールド名の小さな三角形をもう一度クリックし、[フィールド名からフィルターをクリア]を選択します。

  フィルタリングしたフィールドがわからない場合は、データセットビューのフィールド名の横に表示される小さな目標到達プロセスの記号でわかります。

レコードでいっぱいのテーブル全体が表示に戻ります。

選択によるフィルタリング

選択コマンドは、最も簡単に使用できる並べ替えとフィルターコマンドです。基準に一致するレコードが1つ見つかったと想定しています。選択フィルターを使用することは、群衆の中の誰かをつかんで叫ぶことによく似ています。「さて、ここにいるこの男のような人はみんな、あそこに並んでいます。」

たとえば、ランディスビルに住むすべてのボランティアを見つけたいとします。選択フィルターは次のように使用できます。

照合する情報があるフィールドをクリックします。

この場合、それはCityフィールドです。

フィルタの適切な例として役立つフィールドエントリが見つかるまで、リストをスクロールします。

選択し、次に選択を含むセルを右クリックし、値のあなたのためにしている検索をクリックして選択し、等しいものは何でも。（この場合、Equals Landisvilleになります。）セルを選択してから、[ホーム]タブ（[並べ替えとフィルター]セクション）の[選択]ボタンをクリックして、同じ選択肢のリストにアクセスすることもできます。

Accessは、選択に一致するレコードのみを含むテーブルをすぐに表示します。

Accessには、[選択によるフィルター]基準に一致するレコードのみが表示されます。

フィルタの使用が終了したら、ツールバーの[フィルタの切り替え]ボタンをクリックします。

テーブルまたはフォームが通常の表示に戻ります。

ゲームのこの段階で、フィルターに一致するすべてのリストを保存することをお勧めします。残念ながら、フィルターのシンプルさと使いやすさは、今やあなたを悩ませています。フィルタリングされた検索を永続的に記録するには、クエリを作成する必要があります。

並べ替えオプションとチェックされたフィールド値のリストを表示する[フィルター]メニューを使用することもできます。ポップアップメニューが表示されたら、[すべて選択]をクリックして、探している値を確認します。次に、同じポップアップメニューから[テキストフィルター]を選択します。同じオプションのリスト（等しい、等しくない、で始まるなど）がフライアウトメニューとして表示され、そこで選択することができます。

フォームでフィルタリング

追加のフィルターを使用して望ましくない一致を取り除くことで検索を強化できますが、それには多大な労力がかかります。複数のフィールドの値に従ってレコードのグループを分離する簡単な方法については、「フォームでフィルター」を試してください。

フォームによるフィルターは、複数の基準を使用してレコードをふるいにかけます。ある意味では、それは単純なクエリのようなものです。これはクエリに非常に似ているため、フォームによるフィルタの条件を本格的なクエリとして保存することもできます。

たとえば、特定の部門で働いていて、特定の役職を持っている会社のすべての従業員のリストが必要だとします。2つの選択フィルター（例として従業員データベースを使用して、[部門]フィールドと[役職]フィールドで）を実行し、それぞれの結果を書き留めてリストを取得するか、[フォームでフィルター]を使用して1回検索するだけですべての単一のステップで（複数のテーブルのエントリに基づいて）基準を満たすレコード。

フォームによるフィルターを使用するには、次の手順に従います。

リボンの[ホーム]タブで、[並べ替えとフィルター]セクションの[詳細設定]ボタンをクリックします。

メニューが表示されます。

メニューから[フォームでフィルタリング]を選択します。

テーブルは、テーブルの各フィールドヘッダーの下に1行ずつ、1行のセルに置き換えられます。

フィルタリングする最初の列のフィールド名の下にある空のセルをクリックします。

列が右にずれていて表示されない場合は、スクロールバーを使用して列を画面に表示します。

下矢印は、クリックした列にジャンプします。

• 通常、Accessは、テーブルの最初のフィールドの横に下矢印ボタンを表示します。

• 以前にテーブルで[フィルター]コマンドを使用した場合、Accessは最後にフィルターしたフィールドに下矢印ボタンを配置します。

  

  Filter by Formは、各フィールドの基準を設定するためのグリッドとドロップダウンリストを提供します。

下矢印をクリックして、フィールドに含まれる値のリストを表示します。

ドロップダウンリストには、フィールド内のすべての一意の値が表示されます。

値の一覧で、このフィルターで使用する値をクリックします。

たとえば、[City]フィールドのドロップダウンリストから[Landisville]を選択すると、[Landisville]が[City]列に移動します。Accessは見積もりを自動的に追加します—覚えておく必要のある詳細が1つ少なくなります！

選択したフィールドに別のフィルターオプションを追加するには、テーブルの左下隅にある[または]タブをクリックします。

新しい[フォームでフィルタリング]ウィンドウが表示され、別の検索条件を追加できます。Accessには、ディスプレイの左下隅に[Or]タブもあります。

[フォームでフィルタリング]コマンドは、「ランカスターに住むすべてのボランティアを見せて」などの簡単な質問に答えるのが好きです。また、「AvailableDaysフィールドにThを含み、CityフィールドにLandisvilleを持っているすべてのレコードを表示する」などのより複雑な質問への回答も提供し、両方のタスクを簡単に実行します。

より複雑な質問（「資金調達が好きなランカスターのすべてのボランティアを見せて」など）を行うには、クエリが必要です。

[または]タブをクリックして、基準をさらに定義します。

フィルタリングする追加フ​​ィールドごとに、[または]タブをクリックして、手順3〜6を繰り返します。

この例では、フィルタリングされる2番目のフィールドはVolunteerInfoであり、資金調達がフィールドのボックスに入力されています。

フィルタのすべての条件の入力が完了したら、[フィルタの切り替え]ボタンをクリックします。

Accessは、テーブルの2つのフィールドをフィルタリングすることに基づいて、資金調達が好きなすべてのボランティアを見つけます。

フォームによるフィルターについての最終的な考え：

Or検索を心ゆくまで追加することで空想を得ることができますが、作成を追跡することはすぐに困難になります。あなたはあまりにも遠くに行く前に、質問が複雑に取得するときにクエリは、フィルタよりも良好に動作することが自分自身を思い出させます。

フィルタをいじり終えたら、[フィルタの切り替え]ボタンをクリックします。その時点で、テーブルは通常の状態に戻ります（または、少なくともデータテーブルが取得するのと同じくらい通常の状態に戻ります）。

フォームでのフィルタリング解除

誤って基準を入力した場合はどうしますか？または、[ランカスター]をクリックした直後に、フィルターにランカスターを含めたくないと判断した場合はどうでしょうか。問題ありません— ClearGridコマンドが役に立ちます！

[グリッドのクリア]コマンド（[並べ替えとフィルター]セクションの[詳細設定]メニューにあります）をクリックすると、Accessは[フォームでフィルター]グリッドのすべてのエントリをクリアし、最初からやり直すためのきれいな場所を提供します。

選択を除外してフィルタリングする

選択フィルターを使用して、特定のレコードを除外することもできます。これは、すべてが一意の属性（特定の州、都市、または郵便番号）を共有する一連のレコードを簡単に非表示にする場合に最適です。

選択フィルターでレコードを除外する方法は次のとおりです。

除外する値が見つかるまで、テーブルをスクロールします。

値を含むフィールドを右クリックし、表示されるメニューから[等しくない] ______（空白は右クリックした値を表します）を選択します。

選択した値に一致するレコードは邪魔にならないので、本当に興味のあるレコードに集中できます。

ワンクリックで、Accessは[ステータス]フィールドの値が[見込み]であるすべてのボランティアを非表示にします。

（[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]セクションにある）[選択]ボタンをクリックして、メニューから[等しくない]を選択することもできます。また、[含む]コマンドと[含まない]コマンドもあります。これらは、特定の単語や数字など、共通点があるレコードをカリングする場合に便利です。（たとえば）見込みのあるボランティアだけでなく、特定の市または州に住む見込みのあるボランティアを除外して、フィルターを組み合わせることもできます。