Access2019データベースを検索およびフィルタリングする方法

紙のデータベースは情報を保存するのに役立ちますが、それを再び見つけるのにはあまり役立ちません。Access 2019を使用すると、情報の検索と検索が簡単になります。Rolodexファイルに1000枚の名刺が保存されている場合、1人の電話番号を探すのにどれだけの時間を無駄にしますか？Access 2019では、それはもはや問題ではありません。

データベースの検索はデータを有用にするために重要であるため、Accessにはデータベースを検索する2つの方法があります。

• 特定のレコードを検索します。
• フィルタを使用して、特定の条件を満たす1つ以上のレコードを表示します。

特定のレコードをMSAccessで検索する

最も単純なタイプの検索では、特定のレコードが検索されます。レコードを検索するには、電話番号や電子メールアドレスなど、そのフィールドの少なくとも1つに保存されているデータを知っている必要があります。

すでに知っている情報が多ければ多いほど、Accessが必要なレコードを1つ見つける可能性が高くなります。Billという名を含むすべてのレコードを検索すると、 Accessは数十のレコードを見つけることができます。ビルの名前、ジョンソンの名前、アラスカの州の住所を含むすべてのレコードを検索すると、 Accessは必要なレコードだけを見つける可能性があります。

Accessデータベーステーブルで特定のレコードを検索するには、次の手順に従います。

画面左側の[すべてのアクセスオブジェクト]ペインで、検索するデータベーステーブルの名前をダブルクリックします。

Accessは、データベースのデータセットビューを表示します。

[ホーム]タブをクリックします。

[検索]グループで、[検索]アイコンをクリックします。

[検索と置換]ダイアログボックスが表示されます。

データベーステーブルで特定のレコードを検索します。

[検索する文字列]テキストボックスをクリックして、検索するレコードに保存されていることがわかっているデータを入力します。

たとえば、人の電話番号を検索したいが、その人の名前しかわからない場合は、[検索する文字列]テキストボックスに名前を入力します。

[探す場所]リストボックスをクリックして、[現在のフィールド]または[現在のドキュメント（すべてのフィールドで検索）]を選択します。

（オプション）[一致]リストボックスをクリックして、次のいずれかを選択します。

• フィールドの任意の部分：フィールドの任意の部分に表示できるテキストを検索します。
• フィールド全体：フィールドに格納されているテキストは「検索」テキストのみです。
• フィールドの開始：フィールドの先頭にのみ表示できるテキストを検索します。

（オプション）[検索]リストボックスをクリックして、次のいずれかを選択します。

• 上：カーソルが表示されているレコードからデータベーステーブルの先頭までを検索します
• 下：カーソルが表示されているレコードからデータベーステーブルの最後まで検索します
• すべて：データベーステーブル全体を検索します

[次を検索]をクリックします。

Accessは、ステップ4で入力したテキストを見つけるフィールドを強調表示します。

手順8を繰り返して、手順4で入力したテキストを含む可能性のあるレコードをさらに検索します。

[キャンセル]または[閉じる]ボタンをクリックします。

Accessデータベースのフィルタリング

データベースの検索は簡単ですが、検索したいテキストに一致するレコードを一度に1つしか取得できないため、多少制限があります。複数のレコードを検索する場合は、フィルターを使用できます。

フィルタは、あなたが一定の基準以上$年間20万を稼ぐ人が含まれている、そのようなすべてのレコードを満たすレコードだけを表示するようにアクセスを伝えることができ、現在ラスベガス、ネバダ州、および独自の二つ以上の猫に住んで、結婚しています。

データベーステーブルをフィルタリングするには、どのフィールドをフィルタとして使用するかをAccessに指示してから、そのフィルタの基準を定義する必要があります。たとえば、データベーステーブルをフィルタリングして、65歳以上の人の名前を一覧表示するレコードのみを表示する場合は、[年齢]フィールドをフィルタリングし、基準を65以上に設定します。

フィルタリングは、基準に一致しないデータベーステーブル内のすべてのレコードを非表示にするだけです。フィルタリングによってレコードが削除または消去されることはありません。

Access2019のフィルターに完全一致を使用する

最も単純なフィルタリング基準は、完全一致を検索します。完全一致でフィールドをフィルタリングすると、Accessに「この特定のフィールドにこの特定のデータチャンクを含むレコードのみを表示したい」と伝えます。完全一致フィルターを使用すると、たとえば、[状態]フィールドにCAを含むレコードのみを表示できます。

データベーステーブルをフィルタリングするには、次の手順に従います。

画面左側の[すべてのアクセスオブジェクト]ペインで、フィルタリングするデータベーステーブルの名前をダブルクリックします。

Accessは、データベースのデータセットビューを表示します。

[ホーム]タブをクリックします。

フィルタとして使用するフィールド（列）をクリックします。

[並べ替えとフィルター]グループで、[フィルター]アイコンをクリックします。

ポップアップメニューが表示されます。あなたはどちらかをすることができます

• このメニューからチェックボックスをオンまたはオフにします。
• 柔軟性を高めるために、ステップ5から7に進みます。

テキストフィルタを選択します。

サブメニューが表示されます。

「フィルター」ポップアップメニューでは、特定のフィールドの基準を指定できます。

Equals、Begins With、Containsなどのフィルターオプションを選択します。

[カスタムフィルター]ダイアログボックスが表示されます。

[カスタムフィルター]ダイアログボックスでは、フィルター基準をさらに絞り込むことができます。

検索するデータを入力して、[OK]をクリックします。

Accessはフィルタリングされたデータを表示し、フィルターアイコンが列見出しに表示されます。Accessはフィルター設定を記憶しています。フィルタをクリアする場合は、列見出しのフィルタアイコンをクリックします。ポップアップメニューが表示されたら、[フィルターのクリア]を選択します。

列見出しからフィルターをクリアできます。

データベーステーブルのすべてのデータを表示するには、[ホーム]タブをクリックします。次に、[並べ替えとフィルター]グループで、[フィルターの切り替え]アイコンをクリックします。

フォームによるAccessデータベースのフィルタリング

データセットビューでフィルターを定義する際の問題の1つは、すべてのデータベーステーブルレコードが画面を乱雑にすることです。この問題を回避するために、Accessではフォームを使用してフィルターを定義できます。フォームは基本的に空のレコードを表示するため、データベーステーブルのフィルター処理に使用するフィールドをクリックできます。

フォームでフィルターを定義するには、次の手順に従います。

画面左側の[すべてのアクセスオブジェクト]ペインで、フィルタリングするデータベーステーブルの名前をダブルクリックします。

Accessは、データベースのデータセットビューを表示します。

[ホーム]タブをクリックします。

[並べ替えとフィルター]グループで、[詳細]アイコンをクリックします。

プルダウンメニューが表示されます。

[フォームでフィルタリング]を選択します。

詳細ポップアップメニューでは、特定のフィールドの基準を指定できます。

Accessは空白のレコードを表示します。

Click in any field, then type the data you want to filter such as a last name.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon and then click Apply Filter/Sort.

Access displays a filtered view of your database table.

You can click the Toggle Filter icon again to view all the data in your database table.

Using a filter criteria in Access 2019

Searching for an exact match in a field can be handy, but sometimes you may want to see records that meet certain criteria, such as finding the names of everyone whose salary is greater than $50,000 a year. Instead of filtering by an exact match, you have to define the filter criteria.

The type of data stored in each field determines the type of criteria you can create. Three common types of data stored in fields are text, numbers, and dates, which you can filter in different ways.

テキストデータをフィルタリングするためのコモンクライテリア

数値データをフィルタリングするためのコモンクライテリア

日付をフィルタリングするためのコモンクライテリア

フィルタ条件を作成するには、次の手順に従います。

画面左側の[すべてのアクセスオブジェクト]ペインで、フィルタリングするデータベーステーブルの名前をダブルクリックします。

Accessは、データベースのデータセットビューを表示します。

[ホーム]タブをクリックします。

フィルタとして使用するフィールド（列）をクリックします。

[並べ替えとフィルター]グループで、[フィルター]アイコンをクリックします。
ポップアップメニューが表示されます。

[テキストフィルター]や[数値フィルター]などの[フィルター]オプションを選択します。

フィルタオプションのサブメニューが表示されます。

「フィルター」ポップアップメニューでは、特定のフィールドの基準を指定できます。

[間]や[未満]などのフィルタオプションをクリックします。
[カスタムフィルター]ダイアログボックスが表示されます。[カスタムフィルター]ダイアログボックスには、[数値間]や[未満]などのフィルターオプションの名前が含まれています。

フィルタ条件の値を入力します。

[カスタムフィルター]ダイアログボックスの各テキストボックスに1つ以上の値を入力し、[OK]をクリックします。
Accessは、基準に従ってデータベーステーブルをフィルタリングします。

追加する追加のフィルターごとに、ステップ5から7を繰り返します。

[フィルターの切り替え]アイコンをもう一度クリックすると、データベーステーブル内のすべてのデータを表示できます。

Access2019でフィルターをクリアする

データベーステーブルにフィルタを適用すると、そのフィルタに一致するレコードのみが表示されます。Accessは、画面の下部にフィルターされたメッセージを表示して、フィルターされたデータベーステーブルを見ているときに通知します。

フィルタを削除してすべてのレコードを表示するには、次のいずれかを選択します。

• [並べ替えとフィルター]グループの[フィルターの切り替え]アイコンをクリックします。
• 画面下部のステータスバーにある[フィルター済み]または[フィルターなし]ボタンをクリックします。

Accessは一時的にフィルターをオフにして、データベーステーブルに保存されているすべての情報を表示できるようにします。

[保存]コマンド（Ctrl + S）を選択してデータベーステーブルを保存すると、Accessは最後のフィルターも保存します。次にそのデータベーステーブルを開くと、最後に作成したフィルターを使用できるようになります。複数のフィルターを保存する場合は、それらをクエリとして保存する必要があります。

詳細については、これらの便利なAccessキーボードショートカットを参照してください。