Microsoft Outlook2019で連絡先を表示する方法

連絡先情報を入力すると、Microsoft Outlook 2019では、ビューと呼ばれるさまざまな便利な方法で配置された情報を表示できます。連絡先情報を表示してビューを並べ替えると、入力したデータの全体像をすばやく把握できます。Outlookには、各モジュールにいくつかの事前定義されたビューが付属しています。事前定義されたビューを簡単に変更し、変更したビューに名前を付けて保存し、事前定義されたビューと同じように使用できます。

連絡先リストの表示を変更するには、次の手順に従います。

Peopleモジュールで、リボンの[ホーム]タブをクリックします。

[現在のビュー]グループで目的のビューをクリックします。

そのビューを使用するように表示が変わります。名刺ビューを選択すると、ここに表示されているようなものが表示されます。カードビュー、電話ビュー、リストビュー、またはその他のリストされているビューを選択することもできます。

名刺ビュー。

テレビのチャンネルを切り替えるのと同じようにビューを切り替えることができるので、前後に変更する必要はありません。ビューを変更すると、同じ情報を整理するためのさまざまな方法が表示されます。

Microsoft Outlook2019でビューを並べ替える方法

Peopleモジュールの電話ビューなど、一部のビューは単純なリストとして編成されています。この図は、電話ビューを示しています。左側に名前の列があり、その後に会社名の列が続きます。

電話ビュー。

列に配置されたビューで特定の連絡先が見つからない場合は、列のタイトルを1回クリックして、その列で並べ替えます。たとえば、連絡先リストに入力されているIBMで働く人々の名前を表示するとします。すべての名前を同時に表示する簡単な方法の1つは、COMPANY列を並べ替えることです。

列名で並べ替えるには、次の手順に従います。

Peopleモジュールで、リボンのCurrentViewグループからPhoneViewを選��します。連絡先リストが電話ビューに表示されます。

COMPANY列の上部にある見出しをクリックします。連絡先は、COMPANY列の名前に従って、AからZ（別名昇順）のアルファベット順に表示されます。これで、誰かを見つけるのが簡単になりました。アルファベットのその部分まで下にスクロールします。会社で並べ替えると、すべての連絡先が会社名の順に並んでいます。見出しをもう一度クリックすると、連絡先がアルファベットの逆順（降順）で表示されます。

Outlook2019でビューを再配置する方法

列のタイトルをドラッグして目的の場所にドロップするだけで、ビューの外観を再配置できます。COUNTRY / REGION列をFILEAS列の左側に移動する例を次に示します。

連絡先リストがまだ電話ビューに表示されていない場合は、[ホーム]タブの[現在のビュー]グループから[電話]ボタンをクリックします。前の一連の手順ですでに電話ビューになっている可能性があります。

COUNTRY / REGION見出しをクリックし、FILEAS列の上部の左側にドラッグします。クリックした列の左側にある2つの列の境界を指す赤い矢印のペアが表示されます。赤い矢印は、マウスボタンを離したときにOutlookが列をドロップする場所を示しています。

マウスボタンを離します。ドラッグした列は、もう一方の列の左側にあります。同じプロセスを使用して、任意のOutlookビューの任意の列を移動できます。

画面はリストほど広くないため、追加の列を表示するには右にスクロールする必要がある場合があります。必要に応じて列を並べ替えて、最も頻繁に使用する列が左側に表示されるようにすることができます。そのため、表示するたびにスクロールする必要はありません。

Outlook2019でグループ化されたビューを使用する方法

場合によっては、並べ替えだけでは不十分です。連絡先リストはしばらくするとかなり長くなる可能性があります。数年で数千の連絡先を簡単に集めることができます。たとえば、リストを長く並べ替えると、文字Mで始まるものを探している場合、何をしても、検索するアイテムはモニターの下部から約3フィート下になります。

グループがその答えです—そして私はOutlook匿名を意味するのではありません。Outlookには、グループ化を使用するいくつかの定義済みリストが既に用意されています。

Outlookでいくつかの種類のリストを表示できます。並べ替えられたリストは、トランプのデッキのようなもので、デュース、3、4の順に、絵カードまで番号順に並べられています。グループ化されたビューは、すべてのハートが1列に配置され、次にすべてのスペード、次にダイアモンド、次にクラブが配置されたカードを見るようなものです。

同様の種類のアイテムをグループにまとめると、新しいビジネスにお祝いの言葉を送りたいときに、特定の会社で働いているリスト上のすべての人を見つけるなどのタスクに便利です。会社ごとのグループ化は非常に頻繁に役立つため、リストビューは連絡先を会社ごとに並べ替え、Outlookで事前定義されたビューとして設定されます。

リストビューを使用して会社ごとのグループ化を確認するには、次の手順に従います。

Peopleモジュールで、[ホーム]タブをクリックします。

[ホーム]タブの[現在のビュー]グループから[リスト]を選択します。

各見出しにはCompany：プレフィックスが付いており、異なる会社を表します。各見出しは、その見出しの下に含まれるアイテムの数を示します。たとえば、次の図では、2人がSchmoeUnlimitedで働いていることがわかります。

見出しの左側にある三角形の記号は、その見出しの下にある連絡先のグループを展開または折りたたみます。

リストビューでは、デフォルトで会社ごとのグループ化が適用されます。

事前定義されたグループビューがニーズを満たさない場合は、データを入力したと仮定して、必要なものに応じてアイテムをグループ化できます。別のフィールドでグループ化するには、次の手順に従います。

Peopleモジュールで、[表示]タブをクリックし、[表示設定]を選択します。[詳細ビュー設定：リスト]ダイアログボックスが開きます。GroupByがCompanyに設定されていることに注意してください。

[グループ化]をクリックします。[グループ化]ダイアログボックスが開きます。Group ItemsByがCompanyに設定されていることに注意してください。次の図を参照してください。

会社リストを開き、別のフィールドを選択します。

[昇順]または[降順]をクリックして、並べ替え順序を指定します。AからZは昇順で、ZからAは降順です。

[OK]をクリックして、[グループ化]ダイアログボックスを閉じます。

[OK]をクリックして、[詳細ビュー設定：リスト]ダイアログボックスを閉じます。

必要に応じて、他のフィールドでグループ化します。