MicrosoftProjectのリソースを共有する方法

Microsoft Project 2019を使用している多くの組織は、同時に多くのプロジェクトを管理しています。場合によっては、オフィス移転の組織化など、プロジェクトが企業内で唯一のそのタイプのプロジェクトであることがあります。建築事務所の建物設計プロジェクトなどの他のプロジェクトは、他のいくつかの同様のプロジェクトと同時に発生し、建築家や製図担当者など、同じリソースの多くを利用します。

組織が同時に同様の性質のプロジェクトに従事する場合、一元化されたリソースプールから描画すると、既存のリソースを作成する必要がないため、時間を節約できます。プロジェクト全体でリソースを追跡することも役立ちます。

別の時間節約プロジェクト機能を使用して、会社の名簿またはOutlookの独自の名簿から既存のリソースを取得できます。

共有ファイルを作成する方法

個々のリソースと汎用リソースの両方をリソースプールとして空白のプロジェクトに作成し、会社のネットワーク上のアクセス可能な場所に保存できます。その後、プロジェクトマネージャーは、それらのリソースを自分のプロジェクトに割り当てることができます。これらのプロジェクトは、共有ファイルと呼ばれます。リソースプールのリソースを共有しているためです。たとえば、製造会社の全員がプロジェクトに割り当てる保守担当者のプールがある場合は、リソースプールという名前のプロジェクトファイルを作成し、共有するすべてのリソースをリソースシートビューに入力します。または、CEOという名前のリソースプールファイルを作成し、CEOの関与を必要とするプロジェクトを管理しているすべての人に、その中央の場所からCEOを割り当てさせます。次に、Projectのリソース共有ツールを使用して、これらのリソースをプラン内のタスクに割り当てます。

共有ファイルからのリソース割り当てを誰かが使用すると、その情報もリソースプールファイルに保存されます。その後、誰でもそのファイルを使用して、組織内のすべてのプロジェクトにわたるリソース割り当てを確認できます。

プロジェクト管理リソースプールからスキミングする方法

会社全体でProjectを使用している場合は、リソースプールがあります。これは、プロジェクトマネージャーがそれらのリソースをさまざまなプロジェクトに割り当てることができる、共通リソースの一元化されたリポジトリです。リソースプールを使用することで、いつでもすべてのプロジェクトでリソースがどれだけビジーであるかをより現実的に把握できます。

リソースプールをエンタープライズリソースと混同しないでください。エンタープライズリソースでは、Project Professional、Project Server、およびMicrosoft Office Project WebAppをセットアップする必要があります。リソースプールは、リソースシートビューのリソースのリストのみを含むプロジェクトファイルであり、ワークグループの共有ネットワークドライブまたは会社のサーバーに保存されます。リソースプールファイルにアクセスできる人は誰でも、そこに含まれるリソースをプロジェクトに割り当てることができます。リソースプールを使用すると、個々のプロジェクトでこれらのリソースを繰り返し作成する必要がなくなります。

組織全体で利用可能なリソースにアクセスするには、次の手順に従います。

リソースプールファイルを開き、共有ファイルとなるファイルを開きます。

共有ファイルで作業し、「リソース」→「リソースプール」→「リソースの共有」を選択します。
[リソースの共有]ダイアログボックスが表示されます。

プロジェクトのリソースを指定します。
プロジェクトが独自のリソース（デフォルト設定）のみを使用するように指定する場合は、[独自のリソースを使用する]オプションを選択します。リソースを共有する場合は、[リソースの使用]オプションを選択し、[差出人]リストからプロジェクトを選択します。

リソースベースカレンダーなど、競合するリソース設定が存在する場合にProjectが実行する処理を指定します。
プロジェクトの設定が優先される場合は、[共有者が優先する]オプションを選択します。プール設定でルールを設定する場合は、[プールの優先順位]を選択します。

[OK]ボタンをクリックしてプロセスを完了します。
指定されたリソースプール内のすべてのリソースが独自のプロジェクトのリソースリストに追加され、タスクに割り当てる準備が整います。

プロジェクトに共有リソースを追加した後、それらの共有リソースを管理する人が1時間あたりのリソースのレートを上げるなどの変更を加えた場合に備えて、共有リソース情報を更新できます。これを行うには、「リソース」→「リソース共有」→「リソースプールの更新」を選択します。

別々のプロジェクトを任意の時点で1つのマスタープロジェクトに結合する場合、Projectではリソースを複製できます。結合されたプロジェクトをリンクしてから、マスタープロジェクトで重複するリソースを削除すると、サブプロジェクトでも削除されます。マスタープロジェクトファイルを作成するときに重複するリソースが存在しないように、すべての個別のプロジェクトでリソースプールのリソースを共有することをお勧めします。

リソースプールからリソースを描画すると、それらのリソースを繰り返し再作成する必要がないため、時間を節約できます。ただし、リソースがオーバーブッキングされているかどうかを確認するために、リソースプールファイルでリソースの時間を追跡する必要があるかどうか疑問に思うかもしれません。現実世界のほとんどのプロジェクトは、単一のプロジェクト専用ではないリソースを使用しています。Projectの新規ユーザーは、プロジェクトに取り組んでいるほとんどすべての人が、同僚やクライアントとの一般的なコミュニケーションから他のプロジェクトに投資された取り組みまで、他の作業に時間を費やしているため、混乱することがよくあります。これらの初心者は、一度に複数のプロジェクト間で共有される時間を考慮してリソースプールを構築する必要がありますか？

一般的に言って、リソースがタスクで100％または50％働いているか、複数のプロジェクト間で共有されているかを確認するために、すべてのリソースの1日の毎分を追跡しようとすると、混乱が生じます。この質問を自問してみてください。このリソースがプロジェクト内のタスクで機能する場合、彼はその時点でそのタスクに全力を注ぐでしょうか。もしそうなら、あなたは多くのプロジェクトにわたって共有リソースを追跡することをいじくり回す必要はないかもしれません。特に短いタスクでは、通常、自分のプロジェクト以外のリソースの作業を細かく管理したいという衝動に抵抗することがうまくいきます。一方、リソースが半分の時間しか機能していない場合、または2つのプロジェクト間で定期的に時間を分割している場合は、共有リソースツールを使用して、プロジェクト間でそれらのリソースを追跡することを検討してください。

Outlookからリソースをインポートする方法

Projectでは、Outlookからリソースを取得できるため、リソース情報の入力にかかる時間を節約できます。

Outlookからリソースを取得するには、デフォルトの電子メールプログラムとして指定する必要があります。Outlookを開き、デフォルトのプログラムにするかどうかを尋ねられたら、「はい」と答えます。

1つ以上のOutlookリソースをプロジェクトに挿入すると、Outlookアドレスブックに存在するリソース名と電子メールアドレスを使用して、それらがプロジェクトリストに追加されます。デフォルトの最初の文字のイニシャルと作業タイプも事前に割り当てられています。その後、必要な詳細をリソースに追加できます。

Outlookアドレスブックからリソースを挿入するには、リソースシートビューを表示し、次の手順に従います。

リボンの[リソース]タブに移動します。[挿入]グループで、[リソースの追加]をクリックし、[アドレス帳]をクリックします。
[リソースの選択]ダイアログボックスが表示されます。

[名前]リストでリソースの名前をクリックします。

[追加]をクリックして、選択した名前を[リソース]リストに配置します。

手順2と3を繰り返して、インポートするすべてのリソース名をプロジェクトに追加します。

終了したら、[OK]ボタンをクリックします。

これで名前がプロジェクトリソースリストに表示され、タスクに割り当てる準備が整いました。

Microsoft Projectリソースの管理の詳細については、「Microsoft Project2019でリソースを管理する方法」を参照してください。