Outlookの電子メールを整理する：フォルダを整理する

Outlookフォルダー内の不要なアイテムを削除することは、メンタルヘルスを維持するために不可欠です。Outlookの受信トレイに散らかっているすべてのものは、苦痛を伴う可能性があります。この情報では、Outlook 2019の電子メールを整理し、フォルダからデトリタスを削除するための2つのテクニック（アーカイブとメールボックスのクリーンアップコマンド）について説明します。

Outlookの受信トレイに古いものをアーカイブする

場合によっては、Outlookは、6か月以上経過した電子メールメッセージ、タスク、および予定をアーカイブフォルダーに配置します。アーカイブフォルダーは、Outlookが古く、保持する価値がないと判断したアイテム用の特別なフォルダーです。Outlookは、これらのアイテムをアーカイブフォルダ「自動アーカイブ」に送信することを呼び出します。アーカイブされたアイテムは永久に失われることはありません。フォルダペインでアーカイブフォルダフォルダとそのサブフォルダを開くと、それらにアクセスできます。これらのフォルダーとサブフォルダーは、アイテムを初めてアーカイブするときに自動的に作成されます。

アーカイブは、メールフォルダ、タスクリスト、および不要になったアイテムのカレンダーを削除する方法です。アイテムをいつどのようにアーカイブするかはあなた次第です。アイテムをアーカイブするには、アイテムを独自にアーカイブするか、すべてのフォルダーに適用されるデフォルトのアーカイブルールのセットを確立するか、フォルダーに個別の注意が必要であり、デフォルトのアーカイブルールに従うべきではない場合は、そのための特別なルールを確立します。フォルダ。各フォルダには、独自のアーカイブルールのセットを含めることも、デフォルトのルールに従うこともできます。

古いものをアーカイブする方法をOutlookに指示するには：

• デフォルトのアーカイブルールの確立： [ファイル]タブで、[オプション]を選択して[Outlookオプション]ダイアログボックスを開きます。次に、[詳細設定]タブで、[自動アーカイブ設定]ボタンをクリックします。[自動アーカイブ]ダイアログボックスが表示されます。
• 特定のフォルダーのルールを確立する：フォルダーを選択し、[フォルダー]タブに移動して、[自動アーカイブ設定]ボタンをクリックします。次に示すように、[プロパティ]ダイアログボックスの[自動アーカイブ]タブが表示されます。

デフォルトのアーカイブルール（左）とフォルダーのルール（右）を作成します。

Outlookのデフォルトのアーカイブルール

[自動アーカイブ]ダイアログボックスで次のオプションをネゴシエートして、デフォルトのアーカイブルールを確立します。

• AutoArchive Everyを実行する：数値を入力して、アイテムをアーカイブする頻度をOutlookに指示します。
• アーカイブを実行する前にプロンプ​​トを表示する：このチェックボックスをオンにすると、アーカイブを開始する前にメッセージボックスが表示されます。必要に応じて、メッセージボックスで[いいえ]を選択すると、アーカイブを拒否できます。
• 期限切れのアイテムの削除（電子メールフォルダのみ）：このチェックボックスをオンにすると、期間が満了したときにすべての電子メールメッセージが削除されます。
• 古いアイテムのアーカイブまたは削除：アイテムをアーカイブしない場合は、このオプションの選択を解除します。
• フォルダリストにアーカイブフォルダを表示する：フォルダのアーカイブバージョンをフォルダペインに保持する場合は、このオプションを選択します。アーカイブされたアイテムは、確認できるようにこのフォルダーに保存されます。
• より古いアイテムのクリーンアウト：アイテムをアーカイブするまでのカットオフ期間を選択します。
• 古いアイテムの移動先：アーカイブファイルを特定の場所に保存する場合は、[参照]ボタンをクリックしてフォルダーを選択します。
• 古いアイテムを完全に削除する：古いアイテムをアーカイブするのではなく削除する場合は、このオプションを選択します。

Outlookフォルダのアーカイブルール

[プロパティ]ダイアログボックスで次のオプションから選択して、特定のフォルダのアーカイブルールを確立します。

• このフォルダ内のアイテムをアーカイブしない：フォルダ内のアイテムをアーカイブする価値がない場合は、このオプションを選択します。
• デフォルト設定を使用してこのフォルダ内のアイテムをアーカイブする：このオプションを選択して、フォルダのデフォルトのアーカイブルールに従います。
• これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブする：このオプションを選択して、フォルダのアーカイブルールを確立します。
• 古いアイテムをクリーンアウトする：フォルダ内のアイテムをアーカイブするまでのカットオフ期間を選択します。
• 古いアイテムをデフォルトのアーカイブフォルダに移動する：このオプションを選択すると、デフォルトとして選択したフォルダにアイテムが移動します。
• 古いアイテムの移動先：アーカイブされたアイテムを特定の場所に保存する場合は、[参照]ボタンをクリックしてフォルダーを選択します。
• 古いアイテムを完全に削除する：このフォルダー内のアイテムをアーカイブではなく削除する場合は、このオプションを選択します。

アーカイブに加えて、bric-a-bracを自動的に削除する別の方法は、ルールウィザードを利用して、特定の種類の電子メールメッセージが到着したときに削除することです。

Outlookのメールボックスクリーンアップコマンドの実行

メールボックスクリーンアップコマンドは、電子メールメッセージの検索、アイテムのアーカイブ、アイテムの削除、およびアイテムの代替バージョンの削除を行うための汎用コマンドです。このコマンドを使用するには、[ファイル]タブに移動し、[情報]を選択し、[ツール]ボタンをクリックして、[メールボックスのクリーンアップ]を選択します。[メールボックスのクリーンアップ]ダイアログボックスが表示されます。ダイアログボックスは、これらのさまざまなOutlookタスクへの迅速な入り口を提供します。

• フォルダが占めるディスク容量の確認： [メールボックスサイズの表示]ボタンをクリックし、[フォルダサイズ]ダイアログボックスでフォルダサイズをメモします。
• アイテムの検索：オプションボタンを選択して、特定の日数より古いアイテムまたは特定のキロバイト数より大きいアイテムを検索し、日数またはキロバイト数を入力して、[検索]ボタンをクリックします。[高度な検索]ダイアログボックスが表示されます。
• アイテムのアーカイブ： [自動アーカイブ]ボタンをクリックして、フォルダー内のアイテムをアーカイブします。
• 削除済みアイテムフォルダを空にする： [空にする]ボタンをクリックして、削除済みアイテムフォルダを空にします。
• アイテムの代替バージョンをすべて削除する： Exchange Serverアカウントを介して電子メールを送信し、同期中に作成されたアイテムの代替バージョンを削除する場合は、[削除]をクリックします。

メールボックスをいじくりまわす。