SharePointグループの電子メールアラートを作成する方法

RSSが気に入らない場合は、アラートを作成することで、SharePointアプリが変更されたときに電子メール通知を受信するように選択できます。アラートは、チームメートがドキュメントやアイテムに加えた変更を追跡するための優れた方法です。

アラートを作成するには、アラートの作成権限が必要です。このアクセス許可は通常、サイトメンバーのSharePointグループのすぐに使用できる構成で付与されます。

アプリへのアラートを作成するには、次の手順に従います。

アラートをサブスクライブするアプリを参照し、リボンの[ライブラリ]タブ（ライブラリベースのアプリの場合）または[リボンのリスト]タブの[共有と追跡]セクションにある[アラート]ドロップダウンボタンをクリックします。 （リストベースのアプリの場合）。
[アラート]ボタンが表示されない場合は、管理者が送信メール設定を構成していない可能性があります。サーバーの全体管理で送信メールの設定が構成されていない場合、[アラート]ボタンはユーザーに表示されません。ただし、SharePoint Onlineを使用している場合は、送信メールは既にMicrosoftによって構成されているので、準備は完了です。

ドロップダウンリストから[このライブラリでアラートを設定]を選択します。
[新しいアラート]ウィンドウが表示されます。
アイテムまたはドキュメントを選択し、リボンの[アイテム]タブで[アラート]を選択すると、アイテムまたはドキュメントのアラートをサブスクライブできます。

[アラートタイトル]テキストボックスに、アラートの名前を入力します。
[今日変更されたドキュメント–予算チームサイト]など、受信トレイで名前を意味のあるものにします。そうしないと、あるアラートを別のアラートと区別する意味のある方法がありません。

[アラートの送信先]テキストボックスに、アラートを受信する必要があるユーザーに加えて、ユーザーの名前を入力します。
そうです、他の人にアラートを購読することができます！アラートの管理権限が必要です。これは、デフォルトでサイト所有者に付与されます。
組織やサイトの所有者は、複数のユーザーをアラートにサブスクライブして、重要な更新を確実に取得したり、ディスカッション掲示板、ブログ、またはWikiに貢献するように促したりすることができます。ユーザーは、アラート設定の設定を変更することでオプトアウトできます。

[配信方法]セクションで、携帯電話に電子メールまたはテキストメッセージでアラートを受信するかどうかを選択します。
テキストメッセージングでは、SharePoint管理者がサードパーティを介してこのサービスを構成する必要があるため、電話にアラートを送信できない場合があります。

[タイプの変更]セクションで、受信する通知のタイプ（すべての変更、新しいアイテムの追加、既存のアイテムの変更、またはアイテムの削除）に一致するオプションを選択します。
アプリの管理を担当している場合は、アイテムが削除されるたびにアラートを受け取る必要があります。

[これらの変更に対するアラートの送信]セクションで、アラートを受信するタイミングを選択します。
ここに表示されるオプションは、使用しているアプリの種類によって異なります。たとえば、タスクアプリでは、タスクが完了とマークされたとき、または優先度の高いタスクが変更されたときにアラートを受信できます。

[アラートを送信するタイミング]セクションで、アラート配信の頻度を選択します。
すぐに、1日1回、または1週間に1回受け取ることができます。毎日の要約は素晴らしいです。そうしないと、メールが多すぎる可能性があります。

[OK]をクリックしてアラートを作成します。

アラートを構成するこの例を確認してください。

リストまたはライブラリが変更されたときに電子メールを受信します。

ユーザーが通知を受信するためのワークフローが必要だと言うときはいつでも、最初にアラートを試してください。アラートが必要なオプションを提供する頻度に驚かれることでしょう。

アプリにフィルターを含む個人用またはパブリックビューがある場合は、そのビューのみへの変更をサブスクライブできます。たとえば、課題追跡アプリのアイテムの優先度が[高]に設定されている場合に、テキストメッセージで通知を受け取りたいとします。優先度の高い問題についてアプリをフィルタリングするビューを作成します。アラートを作成するときに、[これらの変更に対するアラートの送信]セクションでフィルターされたビューを選択すると、アイテムがフィルター基準を満たしたときにアラートを受信します。

アラートを受信するには、SharePointプロファイルで電子メールアドレスを構成する必要があります。SharePointサーバーがネットワーク内にある場合、通常は問題になりません。ただし、Office365はネットワークおよび電子メール情報と統合されていない場合があります。そのような状況では、管理者は手動で電子メールアドレスを構成するか、そうする許可を与えることができます。

各リストに移動する代わりに、1つのページからすべてのアラートを管理できます。特定のサイトにあるすべてのアラートを管理し、それらを変更または削除するには、次の手順に従います。

現在アラートをサブスクライブしているアプリを参照します。

リボンの[リスト]タブの[共有と追跡]セクションで、[アラート]→[アラートの管理]を選択します。

適切なアラート名のリンクを選択します。
[このサイトのアラートの管理]ページに、アラートを最初に作成したときに表示したすべてのオプションが表示されます。必要に応じて設定を変更します。
そもそもアラートを設定していませんか？設定を読み、選択肢を変更することはできます（前の手順のリストを参照）。アラートが複数のユーザーに対して同時に作成された場合、変更は他のアラート設定に影響しません。

[OK]をクリックしてアラートを新しい設定で変更するか、[削除]をクリックしてアラートを削除します。
自分用に作成されたアラートを削除しても、アラートが作成されたグループに属する他のユーザーからのアラートは削除されません。

サイト管理者の場合は、[サイトの設定]ページの[サイトの管理]セクションにある[ユーザーアラート]リンクをクリックして、サイト上のすべてのユーザーのアラートを管理できます。