Hoe nuttige macros te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

Hoe nuttige macros te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

In Microsoft Office gebruiken we Visual Basic for Applications (VBA) voor het maken van aangepaste programma's die de basisfunctionaliteit van Office verbeteren en tijd besparen door repetitieve taken te automatiseren. We noemen deze kleine VBA-programma's Macro's .

In deze zelfstudie wilden we de meest complete macro-ontwikkelingsbron voor Outlook op het web bieden. We zullen ons concentreren op het verkennen van de basisprincipes van Outlook VBA voor beginners, leren macro's te schrijven en vervolgens enkele meer geavanceerde, nuttige macro-ideeën bekijken. Op basis van feedback die we hebben gekregen, zou je na het doorlopen van deze tutorial in staat moeten zijn om eenvoudige VBA-macro's voor Outlook te ontwikkelen en uit te voeren.

  • Eerst de basis: we leren hoe u een eenvoudige aangepaste VBA-macro invoegt en opslaat in een actieve Outlook-sessie.
  • We zullen dan de macro-ontwikkelomgeving op onze computer instellen.
  • We zullen de meest elementaire voorbeelden van Outlook VBA doornemen. Dit zal u helpen om de basisprincipes van macro-ontwikkeling te begrijpen en u in staat te stellen eenvoudige macro's te schrijven.
  • Vervolgens gaan we door en definiëren we een snelkoppelingspictogram voor onze macro in de werkbalk Snelle toegang. Hierdoor kunnen we de macro gemakkelijk uitvoeren.
  • En we eindigen met het inschakelen van Outlook-macro's en het afhandelen van hun beveiligingsinstellingen om ervoor te zorgen dat de code daadwerkelijk wordt uitgevoerd wanneer daarom wordt gevraagd op onze computers.

Kan ik een Outlook-macro opnemen?

In tegenstelling tot andere Office-apps biedt Outlook geen eenvoudige macrorecorder om gebruikersacties vast te leggen en automatisch de vereiste VBA-code voor ons op de achtergrond te genereren. Daarom, als we onze eigen aangepaste functionaliteit aan Outlook willen toevoegen, moeten we leren om eenvoudige VBA-programma's te schrijven en deze in onze Outlook-sessie op te nemen.

Opmerking: als u geïnteresseerd bent om te weten hoe de Office-macrorecorder echt werkt, raad ik u aan om de MS Word-macro's en Excel VBA-macro-tutorials te bekijken .

VBA-macro's schrijven in Outlook

  1. Open eerst Microsoft Outlook.
  2. Ga nu je gang en druk op de Alt-knop + F11 .
  3. De VBA-ontwikkelaar Integrated Development Environment (IDE) wordt geopend.
  4. Vouw de projectstructuur uit tot het knooppunt ThisOutlookSession .
  5. Klik met de rechtermuisknop op ThisOutlookSession en klik vervolgens op Invoegen .
  6. U gaat nu een Visual Basic-module invoegen. Om dat te bereiken, ga je gang en selecteer je Module .
  7. Plak uw VBA-code in het modulevenster .
  8. Druk op Bestand en selecteer vervolgens Opslaan .
  9. Ga je gang en sluit de Developer- omgeving. Hiermee keert u terug naar uw Outlook-gebruikersinterface.

Opmerking: lees verder voor enkele eenvoudige codevoorbeelden om u op weg te helpen met VBA. Kopieer nooit VBA-code van onbekende bronnen.

Hoe het ontwikkelaarstabblad in Outlook in te stellen?

Als u regelmatig Outlook-macro's ontwikkelt, wilt u misschien uw Office-ontwikkelomgeving instellen. Klinkt chique, niet? Eigenlijk is het een vrij simpele procedure. Lees verder voor de details:

  1. Open Outlook , klik met de rechtermuisknop op het bovenste gedeelte van het lint en selecteer Het lint aanpassen .

Hoe nuttige macro's te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

  1. Controleer het item Ontwikkelaar en druk op OK .

Hoe nuttige macro's te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

  1. Nu vindt u het menu Ontwikkelaars in het lint.

Handige Outlook VBA-voorbeelden

Een e-mailbericht maken

Dit eenvoudige fragment maakt programmatisch een nieuw e-mailberichtitem.

Het script begint met het maken van een Outlook-e-mailitem en stelt vervolgens de velden aan, onderwerp, hoofdtekst en CC in. Ten slotte wordt het bericht in Outlook weergegeven, zodat u het handmatig kunt bekijken en verzenden.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Geavanceerd Opmerking: u kunt vooraf gedefinieerde Outlook-sjablonen gebruiken bij het definiëren van nieuwe e-mails met VBA. Om dat te doen, moet u de methode CreateItemFromTemplate gebruiken en de locatie van uw Outlook-sjabloonbestand (*. oft ) specificeren.

Een e-mail programmatisch verzenden

Als u wilt dat Outlook de zojuist gemaakte e-mail automatisch verzendt, kunt u de volgende regel toevoegen aan de hierboven geplaatste code. Plak de volgende regel vóór de End Sub - instructie van het vorige fragment.

MyEmail.Send

Voeg een bestand toe aan een e-mail

In veel gevallen wilt u het verzenden van een e-mail met een bijgevoegd bestand automatiseren. Dit kan een Word-document, Excel-spreadsheet, Powerpoint-presentatie, PDF-documenten enz. zijn. Als u een e-mail met bijlagen programmatisch wilt verzenden, gebruikt u deze code:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Opmerkingen:

  • Zorg ervoor dat u het juiste pad en de bestandsnaam van de bijlage in het fragment instelt.
  • In dit voorbeeld heb ik meerdere ontvangers voor de e-mail ingesteld , zo nodig aanpassen.

Een taak maken met VBA

Het volgende fragment maakt een Outlook-taak, wijst deze toe aan een andere persoon en stelt het taakonderwerp en de hoofdtekst in.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Opslaan als HTML

Weinig lezers vroegen hoe het opslaan van e-mails naar HTML geautomatiseerd kan worden. De onderstaande code bereikt precies dat.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Opmerking: zorg ervoor dat u deze code alleen start op e-mails die in Outlook zijn geopend (niet in de weergave Inbox/Verkenner).

Outlook-macro's gerelateerde vragen

Waar worden macro's opgeslagen in Outlook?

Je zou kunnen dwalen waar precies je gebruikte macro is opgeslagen. Welnu, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Excel, waarmee je macro's kunt opslaan in het personal.xlb-bestand of in specifieke spreadsheets; alle Microsoft Outlook-macro's worden opgeslagen in één globaal bestand in uw bestandssysteem. Het bestand waarin al uw macro's zijn opgeslagen, heeft de naam VBAProject.otm. Het bestand is te vinden op: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Sneltoets voor Outlook-macro's

Onze volgende stap is het invoegen van een kleine sneltoets waarmee we de macro gemakkelijk kunnen uitvoeren. Voor de eenvoud voegen we deze knop toe aan de werkbalk Snelle toegang.

  1. Open Microsoft Outlook, als het nog niet is geopend.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het bovenste Outlook -lint en selecteer De werkbalk Snelle toegang aanpassen .

Hoe nuttige macro's te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

       Opmerking: u kunt een vergelijkbare procedure gebruiken om uw pictogram in het lint zelf te plaatsen in plaats van in de werkbalk Snelle toegang.

  1. Klik op de keuzelijst ' Kies opdrachten uit ' en selecteer Macro's .

Hoe nuttige macro's te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

  1. Selecteer de macro die u zojuist hebt gemaakt en klik op Toevoegen .

Hoe nuttige macro's te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

  1. Druk op Wijzigen om een ​​aangepaste pictogramafbeelding te definiëren voor uw werkbalkknop Snelle toegang.

Hoe nuttige macro's te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

  1. Als u klaar bent, drukt u op OK.

Hoe een macro in Outlook inschakelen?

Deze stap is optioneel en moet alleen worden gevolgd als u een foutbericht ontvangt bij het uitvoeren van uw nieuw gemaakte macro.

  1. Het volgende is om Outlook onze VBA-macro te laten uitvoeren. Standaard schakelt Microsoft Office macro's uit en staat ze niet toe; dus we moeten de juiste macrobeveiliging definiëren om uw aangepaste Outlook-macro te laten werken.
  2. Klik in Outlook 2016 op Ontwikkelaar in het lint en selecteer Macrobeveiliging .

Hoe nuttige macro's te schrijven in Outlook 2016- en 2019-berichten?

  1. Selecteer uw Macro-beveiligingsinstellingen.
    1. In Outlook 2016: Selecteer Meldingen voor alleen digitaal ondertekende macro's, alle andere uitgeschakeld of Meldingen voor alle macro's .
    2. In Outlook 2019: Selecteer Alle macro's met melding uitschakelen . Dit zal een waarschuwingsbericht plaatsen dat goedkeuring van de gebruiker vereist voordat uw macro wordt uitgevoerd.
  2. Nadat u uw macro-beveiligingsinstellingen hebt ingesteld, drukt u op OK .

Opmerking: uw huidige beveiligingsinstellingen kunnen voorkomen dat macro's worden uitgevoerd in Outlook. Hier is een zelfstudie over hoe u verder moet gaan als macro's zijn uitgeschakeld in uw Outlook -macroproject .

Hoe gebruikt u uw Outlook-macro?

Last but zeker not least, nu is het tijd om uw nieuw gemaakte macro uit te voeren.

  1. Navigeer naar de werkbalk Snelle toegang (linksboven in het scherm – iets boven het HOME-menu).
  2. Druk op het pictogram dat u aan uw macro hebt toegewezen.
  3. Voi'la, je hebt zojuist je (eerste) Outlook VBA-macro voltooid en uitgevoerd!

Aanvullende ideeën voor Outlook-macro's

Verschillende van onze lezers vroegen of we verdere ideeën voor Outlook-automatisering konden specificeren. Hier zijn er een paar om mee te beginnen.

  1. Sla bijlagen in inkomende berichten automatisch op in een specifieke map.
  2. Lees een lijst met afspraken uit een CSV-bestand en maak automatisch afspraken in een of meer agenda's.
  3. Automatisch aanmaken van taken/vergaderingen/contacten uit inkomende e-mails.
  4. Visualiseer de status van de reactiestatus van deelnemers op een reeks terugkerende vergaderingen.
  5. Verstuur Outlook e-mails vanuit Excel, Word of Access.
  6. Download alle bijlagen van een specifieke Outlook-map naar uw computer. Als uw Outlook-accountruimte beperkt is, kunt u deze macro gebruiken om specifiek alleen grote bijlagen (meer dan 5 MB) naar uw schijf te downloaden, in plaats van ze in Outlook te beheren.
  7. Exporteer Outlook-contacten rechtstreeks naar een Access-database. Houd er rekening mee dat Contacten exporteren naar CSV beschikbaar is in het product.
  8. Werk automatisch vergaderinformatie bij voor individuele of terugkerende afspraken.

Volgende stappen

Een snelkoppeling maken voor uw macro

Maak een snelkoppeling voor uw macro, zodat u deze in de toekomst gemakkelijk kunt openen. Een macrosnelkoppeling maken:

  • Open de Werkbalk Snelle toegang bovenaan Outlook.
  • Klik op Meer opdrachten.
  • Selecteer onder de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit de optie Macro's.
  • Selecteer de macro die u als snelkoppeling wilt gebruiken en klik vervolgens op de knop Toevoegen .
  • Klik OK.
  • Uw macrosnelkoppeling verschijnt naast de werkbalk Snelle toegang.

Als u deze snelkoppeling ooit van de werkbalk wilt verwijderen, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang.. een>

Hier is een andere manier waarop u uw bestaande macro's kunt vinden:

  • Klik op het tabblad Ontwikkelaar .
  • Klik op Macro's.
  • Selecteer de macro die u wilt gebruiken.

Hoe u uw macro-instellingen kunt bewerken

Om uw Outlook-macro-instellingen te wijzigen of te bewerken:

  • Klik op het tabblad Ontwikkelaar .
  • Klik op Macrobeveiliging.

Vanaf hier heeft u de mogelijkheid om:

  • Schakel alle macro's uit zonder kennisgeving
  • Schakel meldingen in voor digitaal ondertekende macro's en schakel alle andere macro's uit
  • Schakel meldingen in voor alle macro's
  • Schakel alle macro's in (niet aanbevolen)
  • Pas macro-beveiligingsinstellingen toe op geïnstalleerde invoegtoepassingen

Hoe maak je een e-mailsjabloon in Microsoft Outlook.com 365?

Hoe maak je een e-mailsjabloon in Microsoft Outlook.com 365?

Hoe maak je een e-mailsjabloon in Microsoft Outlook.com 365?

Hoe de kleur van opsommingstekens in Word te wijzigen?

Hoe de kleur van opsommingstekens in Word te wijzigen?

In dit bericht leert u hoe u de kleur en grootte van lijsten met opsommingstekens / punten in Excel, PowerPoint en Word 365 / 2016/2019 kunt wijzigen.

Stop en verwijder dubbele e-mailberichten in Outlook 2016 en 2019

Stop en verwijder dubbele e-mailberichten in Outlook 2016 en 2019

Is uw mailbox vol met dubbele e-mailinvoeringen? Leer hoe u overbodige berichten in een Outlook 365 / 2019 / 2016-mailbox in zowel MAC als Windows kunt stoppen en verwijderen.

Hoe voeg ik gif-afbeeldingen toe in de e-mailtekst of handtekening van Outlook 2016 / 2019?

Hoe voeg ik gif-afbeeldingen toe in de e-mailtekst of handtekening van Outlook 2016 / 2019?

Leer hoe u een gif-afbeelding toevoegt/insluit en verzendt naar uw Outlook 2016 en 2019 uitgaande e-mail.

Hoe kan ik mijn Outlook-inbox-mail vernieuwen als deze niet automatisch wordt bijgewerkt?

Hoe kan ik mijn Outlook-inbox-mail vernieuwen als deze niet automatisch wordt bijgewerkt?

Outlook-inbox wordt niet automatisch bijgewerkt? Leer hoe u uw Outlook 365 / 2019 / 2016 / 2013-inbox automatisch kunt vernieuwen.

Voorkom dat Outlook 365 / 2019 / 2016 agendameldingen voor vergaderingen en afspraken verschijnen

Voorkom dat Outlook 365 / 2019 / 2016 agendameldingen voor vergaderingen en afspraken verschijnen

Leer hoe u herinneringen en meldingen uit Outlook 2016 / 2019-agenda's kunt uitschakelen, zowel op Windows als op MAC.

Hoe een e-mail verzenden in Outlook met VBA?

Hoe een e-mail verzenden in Outlook met VBA?

Leer Outlook-macro's schrijven om het verzenden van e-mail te automatiseren.

Waarom is Outlook offline of is de verbinding verbroken en hoe maak je opnieuw verbinding?

Waarom is Outlook offline of is de verbinding verbroken en hoe maak je opnieuw verbinding?

Leer hoe u verschillende problemen met het ontkoppelen van Microsoft Outlook-clients in Windows 10 kunt diagnosticeren en oplossen.

Outlook-formulieren: invulbare formulieren maken in Microsoft Office 2016 / 2019?

Outlook-formulieren: invulbare formulieren maken in Microsoft Office 2016 / 2019?

Leer hoe u aangepaste gebruikersformulieren voor Outlook kunt ontwerpen en maken.

Hoe Microsoft Outlook sneller laten werken (versies 2019 / 365/ 2016)?

Hoe Microsoft Outlook sneller laten werken (versies 2019 / 365/ 2016)?

Leer hoe u uw Outlook-prestaties kunt verbeteren.