Como escrever macros úteis nas mensagens do Outlook 2016 e 2019?

No Microsoft Office, usamos o Visual Basic for Applications (VBA) para criar programas personalizados que aprimoram a funcionalidade básica do Office e ajudam a economizar tempo automatizando tarefas repetitivas. Referimo-nos a esses pequenos programas VBA como Macros .

Neste tutorial, queríamos fornecer o recurso de desenvolvimento de macros mais completo da Web para o Outlook. Vamos nos concentrar em explorar os fundamentos do Outlook VBA para iniciantes, aprender a escrever macros e, em seguida, examinar algumas ideias de macro úteis mais avançadas. Com base nos comentários que recebemos, depois de ler este tutorial, você poderá desenvolver e executar macros VBA simples para o Outlook.

• Noções básicas primeiro: aprenderemos como inserir e salvar uma macro VBA personalizada simples em uma sessão ativa do Outlook.
• Em seguida, configuraremos o ambiente de desenvolvimento de macros em nosso computador.
• Veremos os exemplos mais básicos do Outlook VBA. Isso irá ajudá-lo a compreender os fundamentos do desenvolvimento de macros e permitir que você escreva macros simples.
• Em seguida, vamos definir um ícone de atalho para nossa macro na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Isso nos permitirá executar a macro com facilidade.
• E terminaremos habilitando macros do Outlook e manipulando suas configurações de segurança para garantir que o código realmente seja executado quando solicitado em nossos computadores.

Posso gravar uma macro do Outlook?

Ao contrário de outros aplicativos do Office, o Outlook não oferece um gravador de macro simples para capturar ações do usuário e gerar automaticamente o código VBA necessário para nós em segundo plano. Portanto, se quisermos adicionar nossa própria funcionalidade personalizada ao Outlook, precisaremos aprender a escrever programas VBA simples e incorporá-los à nossa sessão do Outlook.

Nota: Se você estiver interessado em saber como o gravador de macros do Office realmente funciona, eu recomendaria olhar para os tutoriais de macros do MS Word e Excel VBA Macro .

Escrevendo macros VBA no Outlook

1. Primeiro, abra o Microsoft Outlook.
2. Agora, vá em frente e aperte o botão Alt + F11 .
3. O ambiente de desenvolvimento integrado (IDE) do desenvolvedor VBA será aberto.
4. Expanda a árvore do projeto até o nó ThisOutlookSession .
5. Clique com o botão direito do mouse em ThisOutlookSession e pressione Inserir .
6. Agora você vai inserir um módulo do Visual Basic. Para fazer isso, vá em frente e selecione Módulo .
7. Cole seu código VBA na janela Módulo .
8. Clique em Arquivo e selecione Salvar .
9. Vá em frente e feche o ambiente do desenvolvedor . Isso o levará de volta à sua interface de usuário do Outlook.

Nota: Continue lendo para ver alguns exemplos de código simples para você começar com o VBA. Nunca copie o código VBA de recursos desconhecidos.

Como configurar a guia do desenvolvedor no Outlook?

Se você estiver desenvolvendo macros do Outlook com frequência, convém configurar seu ambiente de desenvolvimento do Office. Parece chique não é? Na verdade é um procedimento bastante simples. Leia os detalhes:

1. Abra o Outlook , clique com o botão direito do mouse na área superior da Faixa de Opções e selecione Personalizar a Faixa de Opções .

1. Verifique a entrada do desenvolvedor e clique em OK .

1. Agora você encontrará o menu Desenvolvedor na Faixa de Opções.

Exemplos úteis de VBA do Outlook

Criar uma mensagem de e-mail

Esse snippet simples cria um novo item de mensagem de email programaticamente.

O script começa criando um item de email do Outlook e, em seguida, define os campos para, assunto, corpo de texto e CC. Por fim, exibe a mensagem no Outlook para que você possa revisá-la e enviá-la manualmente.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Observação avançada: você pode usar modelos predefinidos do Outlook ao definir novos emails com o VBA. Para fazer isso, você precisará aproveitar o método CreateItemFromTemplate e especificar o local do arquivo de modelo do Outlook (*. oft ).

Enviar um e-mail programaticamente

Se você quiser que o Outlook envie o email que você acabou de criar automaticamente, você pode adicionar a seguinte linha ao código postado acima. Cole a linha a seguir antes da instrução End Sub do snippet anterior.

MyEmail.Send

Anexar um arquivo a um e-mail

Em muitos casos, você gostaria de automatizar o envio de um e-mail com um arquivo anexado a ele. Pode ser um documento do Word, planilha do Excel, apresentação do Powerpoint, documentos PDF etc. Se você deseja enviar um e-mail com anexos de forma programática, use este código:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Notas:

• Certifique-se de definir o caminho correto e o nome do arquivo de anexo no snippet.
• Neste exemplo, configurei vários destinatários para o email , ajuste conforme necessário.

Criar uma tarefa com VBA

O snippet a seguir cria uma tarefa do Outlook, a atribui a outro indivíduo e define o assunto da tarefa e o texto do corpo.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Salvar como HTML

Poucos leitores perguntaram como automatizar o salvamento de emails em HTML. O código abaixo faz exatamente isso.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Observação: certifique-se de iniciar esse código apenas em emails abertos no Outlook (não na exibição Caixa de entrada/Explorador).

Perguntas relacionadas a Macros do Outlook

Onde as macros são armazenadas no Outlook?

Você pode estar vagando onde exatamente sua Macro usada está armazenada. Bom, diferente do Excel por exemplo, que permite armazenar macros no arquivo personal.xlb ou em planilhas específicas; todas as macros do Microsoft Outlook são armazenadas em um arquivo global em seu sistema de arquivos. Especificamente, o arquivo que armazena todas as macros é denominado VBAProject.otm. O arquivo pode ser encontrado em: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Botão de atalho para macros do Outlook

Nosso próximo passo é inserir um pequeno botão de atalho que nos permitirá executar facilmente a macro. Para simplificar, vamos inserir este botão na barra de ferramentas de acesso rápido.

1. Abra o Microsoft Outlook, se ainda não estiver aberto.
2. Clique com o botão direito do mouse na faixa superior do Outlook e selecione Personalizar a barra de ferramentas de acesso rápido .

       Nota: Você pode usar um procedimento semelhante para colocar seu ícone na Faixa de Opções em vez de na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

1. Clique na caixa de combinação ' Escolher comandos de ' e selecione Macros .

1. Selecione a macro que você acabou de criar e clique em Adicionar .

1. Clique em Modificar para definir uma imagem de ícone personalizada para o botão da barra de ferramentas de acesso rápido.

1. Quando terminar, clique em OK.

Como habilitar uma macro no Outlook?

Esta etapa é opcional e deve ser seguida somente se você receber uma mensagem de erro ao executar sua macro recém-criada.

1. O próximo é permitir que o Outlook execute nossa macro VBA. Por padrão, o Microsoft Office desabilita as macros e não as permite; portanto, precisaremos definir a segurança de macro adequada para permitir que sua macro personalizada do Outlook seja executada.
2. No Outlook 2016, clique em Desenvolvedor na faixa de opções e selecione Segurança de macro .

1. Selecione suas configurações de segurança de macro.
   1. No Outlook 2016: selecione Notificações apenas para macros assinadas digitalmente, todas as outras desabilitadas ou Notificações para todas as macros .
   2. No Outlook 2019: selecione Desativar todas as macros com notificação . Isso postará uma mensagem de aviso exigindo a aprovação do usuário antes que sua macro seja executada.
2. Depois de definir suas configurações de segurança de macro, clique em OK .

Observação: suas configurações de segurança atuais podem impedir a execução de macros no Outlook. Aqui está um tutorial sobre como proceder se as macros estiverem desabilitadas em seu projeto de macro do Outlook .

Como usar sua macro do Outlook?

Por último, mas definitivamente não menos importante, agora é hora de executar sua macro recém-criada.

1. Navegue até a barra de ferramentas de acesso rápido (lado superior esquerdo da tela – um pouco acima do menu HOME).
2. Clique no ícone que você atribuiu à sua macro.
3. Voi'la, você acabou de concluir e executar sua (primeira) macro VBA do Outlook!

Ideias adicionais de macros do Outlook

Vários de nossos leitores perguntaram se poderíamos especificar outras ideias para a Automação do Outlook. Aqui estão alguns para começar.

1. Salve automaticamente os anexos das mensagens recebidas em uma pasta específica.
2. Leia uma lista de entradas de compromissos de um arquivo CSV e crie compromissos automaticamente em um ou mais calendários.
3. Criação automática de tarefas/reuniões/contatos a partir de e-mails recebidos.
4. Visualize o status de resposta dos participantes a um conjunto de reuniões recorrentes.
5. Envie e-mails do Outlook a partir do Excel, Word ou Access.
6. Baixe todos os anexos de uma pasta específica do Outlook em seu computador. Se o espaço da sua conta do Outlook for limitado, você poderá usar essa macro para baixar especificamente apenas anexos grandes (mais de 5 MB, por exemplo) para o disco, em vez de gerenciá-los no Outlook.
7. Exporte contatos do Outlook diretamente para um banco de dados do Access. Observe que Exportar contatos para CSV está disponível no produto.
8. Atualize automaticamente as informações da reunião para compromissos individuais ou recorrentes.

Próximos passos

• Precisa de ajuda específica do VBA? Sinta-se à vontade para entrar em contato conosco para uma proposta personalizada .