より良いMicrosoftTeams会議のための10のヒント

会議はすべての形とサイズで行われ、唯一の定数はそれらが私たちのスケジュールを満たすことです。私たちのプレートには非常に多くの会議があるため、会議の開催、スケジュール設定、および実施を可能な限り効率的に行うことが重要です。幸い、Microsoft Teamsには、会議の効率化に特に役立ついくつかの機能が含まれています。

Teamsミーティング中のチャット

Microsoft Teamsで行う最も一般的なアクティビティは、他の人とのチャットです。また、Teamsの会議中に同僚とチャットできると特に便利です。グループチャットは、すべての会議参加者を含むすべてのチーム会議の開始時に自動的に作成されます。画面右側にチャットウィンドウが表示されます。会議が行われ、人々が音声でプレゼンテーションや会話をしている間、他の人々はチャットウィンドウでチャットすることができます。この単純なメカニズムは、信じられないほど強力であることが証明されています。たとえば、プレゼンターが言ったことを見逃したとします。会議全体を中断してプレゼンターに繰り返してもらうのではなく、チャットに入力して、チャットの誰かに説明を求めたり、ギャップを埋めたりすることができます。私はこれを大規模な会議でいつも行っていることに気づきます。

会議が終了した後も、チャットは引き続きアクティブであり、誰でもメッセージを投稿し続けることができます。定期的な会議の場合、チャットは会議から会議へと引き継がれるため、過去の会議の記録が常に存在し、会議の招待者は誰でもチャットにジャンプして次の会議に参加できます。大企業がこれを使用して、今後の会議の議題項目を追跡しているのを見てきました。人々はその週を通して定期的な会議のチャットに投稿し、会議中にチームはチャットを確認し、会議中に項目について話し合います。

誰かが音声で話しているときに多くの人がチャットしている場合は、会議中のメッセージ通知をオフにするのが好きです。通知は新しいメッセージごとにチャイムを鳴らしますが、気が散る可能性があります。設定の通知セクションで、着信メッセージのサウンドをオフにするオプションを見つけることができます。チーム画面の右上隅に表示されるプロフィール写真をクリックして、[設定]を選択します。表示されるドロップダウンメニューで、[通知]を選択し、[その他]というセクションを探します。そこには、オフに設定できる通知音の設定があります。

記録を使用してチーム会議をキャプチャする

会議の記録が私のチームの頭痛の種を何回救ったかはわかりません。録音は、会議で起こったすべてをキャプチャします。記録は、会議に参加していなかった他のユーザーと共有したり、会議に参加した他のユーザーがレビューしたりできます。会議が記録されることを全員が理解し、同意する場合は、会議を記録することを強くお勧めします。

プライバシーを考慮して、チームは2人以下で通話を録音することを許可しません。通話が2人以上になると、会議になり、録音できます。

チームは、記録が開始されると会議の参加者に通知します。ただし、最初に会議を記録するつもりであることを述べて、今後問題が発生しないように、事前に全員が会議を記録することに完全に明確で快適であることを確認したいと思います。

チームでの会議の記録は簡単です。録音を開始するには：

既存の会議に参加するか、新しい会議を開始します。

ツールバーから省略記号を選択して、会議コントロールを開きます。

図のように、表示されるポップアップメニューから[記録の開始]を選択します。

Teams会議の記録を開始します。

録音が開始されると、会議の全員に通知されます。

録音を終了するには、省略記号をもう一度クリックして、[録音の停止]を選択します。
会議を終了して録音を終了することもできます。
図のように、録音は会議チャネルで利用できるようになります。チャネル内の誰でも、録音をクリックして会議を表示できます。

チャネルでの会議の記録の表示。

会議の記録は非常に強力なものです。会議に参加できなかった他の人と共有したり、話し合ったり決定したりしたことを思い出させるために使用することができます。録音自体は、MicrosoftStreamと呼ばれるサービスにあります。図のように、チャネルの記録から省略記号を選択し、[リンクの取得]を選択すると、会議への直接リンクを取得できます。さらに、ストリームで直接録音を開くことも、チャンネルで録音を独自のタブにすることもできます。

会議の記録への直接リンクを取得します。

ミュートでノイズを制御します

会議中は、話しているとき以外はマイクをミュートにしておくのが好きです。そうすれば、他の参加者は私の周りで起こっているかもしれないバックグラウンドノイズを聞くことができません。ほとんどの人はこの同じ会議のエチケットに従いますが、誰もが時々忘れます。誰かがマイクをミュートしてくれないかと尋ねるかもしれませんが、これは会議を混乱させる可能性があります。

チーム会議に参加しているときは、他の参加者のマイクをミュートできます。吠える犬など、誰かのマイクがバックグラウンドノイズを拾っているときにこれを何度も使用しましたが、マイクをミュートするように頼んで会議を中断したくありません。

会議の参加者の1人をミュートするには、会議ウィンドウの右側に表示される会議名簿に移動し、その人の名前を選択して、[参加者のミュート]を選択します。全員をミュートするには、名簿から[すべてミュート]を選択します。両方のオプションがここに表示されます。ミュートした参加者には、ミュートしたことが通知され、いつでもミュートを解除できます。

Teamsの会議参加者のマイクをミュートします。

誰かをミュートした後、その人にプライベートチャットメッセージを送信して、あなたがそれをしたことを知らせることをお勧めします。私がこれを行うたびに、その人は私に感謝し、コーヒーを飲むかバスルームを使用するために走ってマイクをミュートするのを忘れたことを知らせてくれます。

背景をぼかす

インターネットに接続できる場所ならどこでもチームメンバーとの会議を開催できる柔軟性が大好きです。また、ビデオを使用すると、会議に多大な価値がもたらされます。しかし、それはまた挑戦をもたらします。誰にも見られたくない場所で働いていることに気付いたらどうしますか？たとえば、私はオフィスに足を踏み入れる代わりに、自宅から会議に参加することがよくあります。私が台所のテーブルに座っているとき、あなたは私たちの間に合わせの開いたパントリーを背景に見ることができます。私がシェフとのミーティングに参加していれば、それは素晴らしい背景になるでしょうが、他のタイプのミーティングでは気が散ることがあります。

チームには、背景をぼかしながら、ビデオ通話中に顔に焦点を合わせ続けることができる優れた機能があります。話しているときに頭を動かしても、会議の参加者全員がはっきりとあなたを見ることができますが、背後や背景にあるものはすべてぼやけています。文字通り、あなたの知らないうちに出現するかもしれない汚れた洗濯物について心配する必要はもうありません！

会議に参加する前に、カメラとマイクをオンにするためのトグルが表示されます。これらのトグルの間に、示されているように、背景をぼかすために使用できるぼかしトグルがあります。ぼかしオプションをオンに切り替えると、背景はぼやけますが、顔には焦点が合ったままになります。すでに会議に参加している場合は、図に示すように、[その他のアクション]ポップアップメニューにぼかしオプションがあります。

チーム会議に参加する前に背景をぼかす。

チーム会議に参加した後、背景をぼかす。

Teamsに接続されたぼかしオプションをサポートするビデオカメラがない場合、カメラの電源を入れて背景をぼかすためのトグルは表示されません。これは、一般的にTeamsおよびMicrosoft製品に共通のテーマです。必要なコンポーネント（ぼかし機能をサポートするカメラなど）が接続されていない場合、ユーザーインターフェイスの要素が表示されたり消えたりします。

メモを取る

会議を記録することは、会議全体をキャプチャするのに理想的ですが、実際問題として、会議の完了時に通常必要なのは会議メモです。議事録とも呼ばれるメモを使用して、重要な決定とアクションアイテムの記録を取得できます。

チームには、会議のメモをキャプチャするために設計された機能があります。メモは共有されるため、会議の全員が追加されたメモを投稿して表示できます。私が会議に参加した回数がわかりませんが、誰かが誤ってメモを取りました。単純な誤解は、将来的に波及効果をもたらす可能性があります。全員が会議中にリアルタイムで会議メモを確認して追加すると、誤解の可能性が大幅に減少します。

会議の開始前または会議中に、会議に関するメモを追加できます。会議が設定され、Teamsチャネルに関連付けられている場合は、チャネルにアクセスして、そこで会議について話し合うことができます。会議にチャネルがなかった場合でも、メモを追加できます。

会議前のメモを追加するには、次の手順に従います。

カレンダーを開き、メモを追加する会議を選択します。

図のように、参加者とチャットすることを選択します。

チームは会議のチャットを作成し、すべての会議参加者が自動的にチャットに追加されます。会議が行われると、チャットは会議の一部になります。

会議前のメモを会議に追加します。

会議が開始されると、チャット以外の公式メモを会議に追加できます。会議のメモを開く、またはメモの作成を開始するには、次の手順に従います。

[会議オプション]メニューから、[会議メモの表示]オプションを選択します。
会議のメモを既に作成している場合は、図のように、画面の右側に会議のメモが開きます。または、メモがまだ会議に追加されていない場合は、図に示すように、会議の開始後に会議のメモを作成するオプションがあります。新しい会議メモを作成するには、手順2に進みます。

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

チーム会議中に、画面全体、特定のウィンドウ、PowerPointプレゼンテーション、またはホワイトボード（前のセクションで説明）を共有できます。個人的には、会議で話しているウィンドウまたはPowerPointスライドだけを共有するのが好きです。たとえば、Webサイトを表示している場合、デスクトップ全体ではなく、Webブラウザウィンドウを共有するだけです。PowerPointプレゼンテーションを歩いている場合は、PowerPointウィンドウを共有するだけです。

デスクトップ全体を表示したくない理由はたくさんあります。たとえば、デジタルデスクトップは、整理中のさまざまなファイルで乱雑になっている可能性があります。または、会議の全員が見たり記録したりしてはならない機密資料がある場合があります。理由に関係なく、チームに集中してもらいたいことだけを共有し、デスクトップの残りの部分を非表示のままにすることができます。

デスクトップ、ウィンドウ、またはPowerPointプレゼンテーションを共有するには、次の手順に従います。

既存のチーム会議に参加するか、新しい会議を開始します。

会議コントロールから、矢印が通過するコンピューターモニターのようなアイコンを選択して、[共有]ダイアログボックスを展開します。
画面の下部が展開され、画面、画面上のウィンドウ、またはPowerPointファイルを共有するためのオプションが表示されます。

会議と共有するオプションを選択します。
赤いボックスは、他の人と共有されているものの概要を示しているので、他の人が何を見ることができるかを正確に知ることができます。

表示を停止するには、図のように、表示ウィンドウの上部にある[表示の停止]ボタンを選択します。

チーム会議中にPowerPointプレゼンテーションを共有する。

他人の画面を制御する

前のセクションでは、画面を他の人と共有する方法を学びました。また、他の人に自分の画面を制御させたり、他の人の画面を制御するように依頼したりすることもできます。Teamsを介して他の人の画面を制御する場合、その人のマウスを動かして、自分のマウスとキーボードを使用してその人の画面に入力できます。私は誰かに自分のコンピューターで何かをする方法を示したいときにこれを頻繁に使用します。

誰かがあなたの許可なしにあなたの画面を制御することはできません。誰かがあなたの画面の制御を要求すると、その人にあなたの画面の制御を許可するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。リクエストを承認すると、その人が画面上のマウスを制御できるようになります。ただし、リクエストを拒否すると、その人は制御できなくなります。

共有画面を制御するには、共有領域の上部に表示される[制御を与える]ボタンを選択します。このボタンを選択すると、会議の全員を一覧表示するドロップダウンメニューが表示されます。画面の制御を誰に与えるかを選択できます。同じ方法で制御を取り戻すことができます。

会議のニーズに合わせてチームを編成する

私は、ほとんどの会議でチームがどのように配置されているかというデフォルトが好きになる傾向があります。チームは多くの場合、賢明な決定を下し、メイン画面に人を表示するか、メイン画面にプレゼンテーションを表示するかを切り替えます。チームはまた、誰が話しているかを検出し、その人のビデオを拡大して、話している人に集中できるようにします。

ただし、制御を取り、物事の見方を変えることをお勧めします。参加者のビデオまたはプレゼンテーションをクリックすることで、人とプレゼンテーションを切り替えることができます。参加者のビデオを撮影して固定し、常に表示されるようにすることもできます。チームからビデオをポップして、別のモニターにドラッグするのが好きな場合があります。このすべての柔軟性により、ニーズに合わせて会議を調整できます。

会議の進行中にチームを使用する

会議中、ほとんどのチーム画面は会議専用です。これは、会議に集中したいときに役立ちます。ただし、会議の進行中は、チームの他の部分を引き続き使用できます。たとえば、耳を傾ける必要があるが、すべての注意を集中する必要がない大規模な会議がある場合は、会議を最小限に抑え、チームの他の部分を使用します。会議の最小化は、別のチャネルやチャットなど、チームの別の部分をクリックするのと同じくらい簡単です。会議の外側をクリックすると、チームは、図に示すように、左側のナビゲーションペインの上部にある小さなウィンドウに会議を自動的に最小化します。会議に戻って画面上のウィンドウを最大化するには、会議ウィンドウの内側をクリックするだけです。

最小化されたチーム会議。