Microsoft 365 Excel Macros สำหรับผู้เริ่มต้น: วิธีบันทึกและเขียน VBA Macros ในสมุดงาน Excel 2019 ของคุณ

ปรับปรุงโพสต์: สิงหาคม 2021

นี่คือคำถามของผู้อ่าน:

ฉันมีเพื่อนร่วมงานที่ใช้ Excel VBA Macros เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก คุณช่วยอธิบายวิธีการทำงานของ Macros และอาจแนะนำวิธีให้ฉันเลือกทักษะนั้นได้ไหม คำแนะนำง่ายๆสำหรับผู้เริ่มต้นได้รับการชื่นชมอย่างมาก

ขอบคุณสำหรับคำถาม

บทนำสู่ Excel 365 Macros

การเรียนรู้การพัฒนามาโครอย่างเชี่ยวชาญถือเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นสำหรับการเป็นผู้ใช้ Excel ระดับสูง โดยพื้นฐานแล้ว เราใช้ VBA Macros เพื่อทำงานอัตโนมัติใน Excel (เช่นเดียวกับในWord มาโครก็มีประโยชน์มาก ) ซึ่งอาจเป็นเรื่องธรรมดา น่าเบื่อ และใช้เวลานานมาก

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของงานที่เราสามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยมาโครใน Excel:

1. การสร้างและจัดการเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต
2. การสร้างและจัดการแผนภูมิ
3. นำเข้าข้อมูลจากไฟล์หรือระบบอื่นๆ
4. วิเคราะห์ข้อมูลและสร้าง/รีเฟรชแผนภูมิและแดชบอร์ด
5. ปรับแต่งแบบฟอร์มเพื่อรับคำติชม
6. ส่งอีเมลล์
7. และอีกมากมาย…

เนื่องจาก Excel มาพร้อมกับตัวบันทึกแมโครในตัว (ต่างจาก Outlook และ PowerPoint) มีสองตัวเลือกหลักในการเพิ่มแมโครลงในเวิร์กบุ๊ก Excel:

1) การบันทึกลำดับของการกระทำของผู้ใช้ซึ่งอาจเริ่มต้นได้ง่าย แต่ไม่ขยายขนาดสำหรับงานที่ซับซ้อนซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบกับแอปพลิเคชัน Office อื่นหรือการจัดการชุดย่อยของข้อมูลที่ใหญ่กว่า

2) การเขียนมาโครของคุณโดยใช้ประโยชน์จาก Visual Basic for Applications (VBA) นี่เป็นภาษาขั้นตอนที่ค่อนข้างง่ายที่ช่วยให้คุณพัฒนาระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงทั้งสองกรณี เราจะเริ่มต้นด้วยการแสดงวิธีการบันทึกมาโครของคุณและดำเนินการต่อโดยให้ขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับการแทรกมาโคร VBA ลงในสเปรดชีต

เราจะสาธิตทั้งสองตัวเลือกโดยใช้งานที่ง่ายมาก: เราจะเพิ่มชื่อเวิร์กชีต “DEMO” ลงในเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ และคัดลอกตารางเฉพาะจากSheet1ไปยังเวิร์กบุ๊กนั้น

บันทึก Excel 365 / 2019 Macros

เราจะใช้ตัวอย่างง่ายๆ เพื่อสรุปกระบวนการ กรุณาดำเนินการดังต่อไปนี้:

• ใน Excel ให้เปิดเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่
• ไปที่แท็บมุมมองใน Ribbon ด้านบน
• ทางด้านขวามือ คุณจะสังเกตเห็นส่วนมาโคร
• กดดูและเลือกบันทึกมาโคร
• แบบฟอร์มด้านล่างจะเปิดขึ้น ในตอนนี้ ให้ตั้งชื่อให้กับมาโครของคุณและจัดเก็บเนื้อหาไว้ในสมุดงานที่มีอยู่ คุณอาจสังเกตเห็นว่าที่นี่คุณสามารถกำหนดคีย์ลัดได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้คุณสามารถเรียกใช้มาโครได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับ: อย่าลืมป้อนคำอธิบายโดยละเอียดลงในมาโครของคุณ

• ตอนนี้กดตกลง
• ณ จุดนี้ โปรดดำเนินการตามขั้นตอนที่คุณต้องการบันทึกด้วยตนเอง ในกรณีของเรา ฉันจะดำเนินการสร้างสเปรดชีตใหม่ด้วยตนเอง เปลี่ยนชื่อ จากนั้นคัดลอกตารางจาก Sheet1
• เมื่อเสร็จแล้วให้กด Macros อีกครั้งแล้วเลือกหยุดการบันทึก
• ถ้าคุณกด Macros แล้วเลือก View Macros คุณจะเห็นรายการ Macros ทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในสมุดงานที่เปิดอยู่ทั้งหมด (หรือเฉพาะรายการ)

• หากคุณกดปุ่มแก้ไข Microsoft VBA Editor จะเปิดขึ้น
• ตัวแก้ไข VBA จะแสดงโค้ดที่ Excel เพิ่งสร้างขึ้นสำหรับคุณในเบื้องหลัง ในส่วนถัดไปของบทช่วยสอนนี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถเขียนโค้ดที่คล้ายกันด้วยตัวเองได้อย่างไร

• ปิดตัวแก้ไข VBA

กำลังบันทึกไฟล์ที่เปิดใช้งานมาโครของคุณ

ตอนนี้เราจะต้องบันทึกเวิร์กบุ๊ก เนื่องจากมีมาโคร เราควรบันทึกเป็นไฟล์ XSLM (ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร)

• กดไฟล์แล้วบันทึก
• เลือกตำแหน่งที่ตั้งในคอมพิวเตอร์หรือ OneDrive ที่คุณจะบันทึกไฟล์
• ระบุชื่อที่สื่อความหมาย
• เลือก .xslm เป็นประเภทไฟล์
• กดตกลง
• เยี่ยมมาก คุณเพิ่งบันทึกมาโครอย่างง่าย!

สร้าง Excel VBA Macros

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ในหลาย ๆ กรณี ตัวบันทึก Excel Macro จะใช้งานไม่ได้และอาจไม่ตอบสนองทุกความต้องการของคุณ ในกรณีเหล่านี้ คุณจะต้องเขียนโค้ดของคุณเอง

เคล็ดลับ: มีหลายกรณีที่คุณอาจต้องการใช้วิธีไฮบริดเพื่อสร้างมาโคร คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการบันทึกมาโครของคุณ แล้วปรับแต่งโค้ดที่สร้างอัตโนมัติด้วย VBA ด้วยตนเอง

การตั้งค่าสภาพแวดล้อมการพัฒนา Excel

อันนี้ฟังดูค่อนข้างแฟนซี แต่จริงๆแล้วค่อนข้างง่าย ถ้าคุณไม่เห็นแท็บชื่อDeveloperใน Ribbon ของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการเปิดใช้งานแท็บ Developer

หลังจากที่มองเห็นแท็บนักพัฒนาแล้ว Ribbon ของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

การเขียนมาโคร VBA ของคุณ

• เปิดไฟล์ Excel ของคุณ
• จาก Ribbon ให้กด Developer
• ตอนนี้ให้กดปุ่ม Visual Basic (หรือกด Alt+F11)
• ไปที่ Module1 และวางรหัสต่อไปนี้:

Sub Write_Macro()
'This code creates a Macro named Write_Macro
Dim MySheet As New Worksheet
Dim MyTable As Range

' Create a worksheet programatically and call it TEST
Set MySheet = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
MySheet.Name = "TEST"

'Copy the table from Sheet1 into TEST worksheet
Set MyTable = Sheet1.Range("A1:C11")

With MyTable
.Copy Sheets("TEST").Range("A1")
End With

End Sub

• ปิดตัวแก้ไข VBA ของคุณ
• กลับไปที่ Excel กด Developer
• ตอนนี้กดที่ Macro แล้วดูรายการ Macros ในสมุดงานของคุณ คุณจะสังเกตเห็นรายการ Write_Macro ซึ่งเราเพิ่งเขียนเอง

• บันทึกสเปรดชีตของคุณเป็น .xslm (ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร)

เรียกใช้ Macro ของคุณ

การเรียกใช้แมโครของคุณนั้นง่ายมาก: จาก Macro Dialog ที่แสดงด้านบน ให้ไฮไลต์รายการ Write_Macro ของคุณแล้วกด Run

เปิดใช้งานการอนุญาตความปลอดภัย VBA

ใน Microsoft Office แมโครจะถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เรียกใช้โค้ดที่เป็นอันตราย หากคุณต้องการเรียกใช้มาโคร คุณจะต้องอนุญาต ดำเนินการตามขั้นตอนทางเลือกนี้ ในกรณีที่คุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อเรียกใช้มาโครตัวใดตัวหนึ่งจากสองรายการที่เราสร้างไว้ข้างต้น

• ตีนักพัฒนาใน Ribbon
• เลือก ความปลอดภัย ของมาโคร
• เลือกตัวเลือกปิดการใช้งานมาโครทั้งหมดที่มี การแจ้ง เตือน
• กดตกลง

หมายเหตุ: ปิดใช้งานแมโครทั้งหมดที่มีการแจ้งเตือนเป็นการตั้งค่าความปลอดภัยที่แนะนำสำหรับเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีมาโคร ทำงานดังนี้: เมื่อผู้ใช้เปิดเวิร์กบุ๊กดังกล่าว Excel จะโพสต์การแจ้งเตือน "MACROS ถูกปิดใช้งาน" เหนือแถบสูตร จากนั้นจึงขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้ใช้ในการเปิดใช้งานมาโครในเวิร์กบุ๊ก

ห่อ

ในบทช่วยสอนสั้นๆ ของวันนี้ เราได้เรียนรู้วิธีแทรกมาโครลงใน Office 365 Excel โดยการบันทึกหรือเขียนโดยใช้ Visual Basic for Applications โดยตรง

นี่เป็นเพียงขั้นตอนเริ่มต้นสำหรับผู้เริ่มต้นในการทำความคุ้นเคยกับการพัฒนา Excel ผู้อ่านที่ต้องการวิธีแก้ปัญหาเฉพาะ กรุณาส่งคำถามถึงเราผ่านทางหน้าติดต่อ